Nastavení e-mailu

K čemu to slouží

Nastavení e-mailového agenta určuje, ze které schránky agent čte e-maily, jak je třídí, jakým stylem a z jakých podkladů píše odpovědi a kdo je schvaluje. Nastavení je rozdělené do čtyř sekcí na dvou záložkách agenta: Nastavení obsahuje Připojení schránky a Schvalování, Agent obsahuje Třídění a Odpovědi.

Kde to najdu

1. V levém menu klikněte na Agenti → E-mailoví agenti.
2. Klikněte na řádek agenta.
3. Klikněte na záložku Nastavení.

Nový agent se po vytvoření otevře přímo zde, v sekci Připojení schránky.

Co vidím na obrazovce

V Nastavení e-mailového agenta je:

• Pruh průběhu nastavení — dokud agent není spuštěný, např. Nastavení: hotovo 2 z 5 kroků. Ke spuštění chybí: Znalostní báze. nebo … Agenta můžete spustit. Odkaz Kroky nastavení otevře záložku Přehled agenta s kartou Nastavení agenta, kde jsou všechny kroky.
• Dvě záložky agenta — Nastavení (sekce Připojení schránky a Schvalování) a Agent (sekce Třídění a Odpovědi). Sekce záložky jsou pod sebou na jedné stránce, druhý řádek záložek není. Červená tečka u záložky znamená, že na ní chybí něco povinného ke spuštění; oranžová, že chybí doporučené nastavení.
• Tlačítko Uložit vpravo nahoře na stránce. Jedno uložení uloží obě záložky najednou. Změna se na spuštěném agentovi projeví hned. Je-li některé pole neplatné, aplikace otevře sekci s chybou, i na druhé záložce.

Bez práva Nastavení agentů → Upravit jsou všechna pole jen ke čtení a tlačítko Uložit nevidíte.

Jak připojit schránku přes Google nebo Microsoft

Než začnete — potřebujete přístup ke schránce, kterou má agent obsluhovat, a právo Nastavení agentů → Upravit. Jedna schránka může patřit jen jednomu agentovi.

1. Otevřete záložku Nastavení agenta. Sekce Připojení schránky je nahoře.
2. V části Poskytovatel e-mailu klikněte na kartu Google Workspace (Gmail) nebo Microsoft 365 (Outlook · Exchange Online).
3. V části Přihlášení klikněte na Přihlásit se přes Google, resp. Přihlásit se přes Microsoft.
4. V okně Google/Microsoft se přihlaste do schránky a povolte přístup.
5. Po návratu do aplikace se zobrazí Připojeno jako … · v doručené poště je … e-mailů.

Agent získá přístup jen ke čtení schránky a odesílání odpovědí. Heslo se neukládá.

Jak připojit schránku přes IMAP / SMTP

Volbu IMAP / SMTP použijte pro vlastní server nebo hosting (např. Wedos, Forpsi).

1. Otevřete záložku Nastavení agenta. Sekce Připojení schránky je nahoře.
2. V části Poskytovatel e-mailu klikněte na kartu IMAP / SMTP.
3. V části Příchozí pošta (IMAP) vyplňte pod řádkem se serverem pole E-mailová adresa. Aplikace se pokusí rozpoznat server a údaje předvyplní (např. Rozpoznán server … - údaje jsou předvyplněné.). Pokud rozpozná Gmail nebo Microsoft 365, sama přepne na kartu Google Workspace nebo Microsoft 365 (např. Rozpoznán Gmail - připojuje se přes přihlášení Google, heslo agent nepotřebuje.) — pokračujte postupem přes Google nebo Microsoft výše.
4. Vyplňte Heslo ke schránce.
5. Pokud se přihlašovací jméno liší od e-mailu, klikněte na odkaz Přihlašovací jméno se liší od e-mailu a vyplňte pole Přihlašovací jméno, které se objeví.
6. V části Příchozí pošta (IMAP) zkontrolujte Server, Port a Zabezpečení (SSL/TLS nebo STARTTLS; výchozí SSL/TLS s portem 993, při změně na STARTTLS se port přepne na 143).
7. V části Odchozí pošta (SMTP) zkontrolujte Server, Port a Zabezpečení (výchozí SSL/TLS s portem 465, při STARTTLS 587). SMTP používá stejné přihlašovací údaje jako IMAP.
8. Klikněte na Otestovat připojení (nebo Uložit — uloží i připojení).

Pokud test projde, zobrazí se Připojení funguje - IMAP i SMTP odpovídají. Schránka je uložená. Uložené heslo se už nezobrazuje — při další změně stačí heslo zadat znovu, jen pokud měníte připojení.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
E-mailová adresa	ano	adresa schránky	podle ní se rozpozná server
Heslo ke schránce	ano při prvním připojení	heslo schránky (u Gmailu heslo pro aplikace)	po uložení se nezobrazuje
Přihlašovací jméno	jen pokud se liší od e-mailu	přihlašovací jméno na server	zobrazí se po kliknutí na odkaz Přihlašovací jméno se liší od e-mailu
Server (IMAP, SMTP)	ano	adresa serveru	předvyplní se, pokud se server rozpozná
Port (IMAP, SMTP)	ano	port serveru	předvyplní se
Zabezpečení	ano	SSL/TLS nebo STARTTLS	předvyplní se

Co se stane po připojení schránky nového agenta

Když nový (ještě nespuštěný) agent poprvé připojí schránku, agent si poštu přečte a předvyplní nastavení. V Nastavení se zobrazí Analyzuji vaši poštu (… / … konverzací) a předvyplním třídění, styl a podpis... a po skončení Analýza pošty je hotová (… konverzací). Kategorie, styl a podpis jsou předvyplněné - zkontrolujte je v dalších sekcích.

Pokud ve schránce jsou alespoň tři odeslané odpovědi, agent z nich zároveň vytvoří znalostní bázi z pošty a sám ji připojí v sekci Odpovědi. Pokud analýza selže (např. pro nedostatek kreditů), zobrazí se Analýzu pošty se nepodařilo dokončit. Nastavení můžete vyplnit ručně.

Jak nastavit, co má agent sledovat

V sekci Připojení schránky je pod přihlášením část Co má agent sledovat.

1. Otevřete záložku Nastavení agenta. Sekce Připojení schránky je nahoře.
2. Vyplňte pole podle tabulky.
3. Klikněte na Uložit.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
Jméno odesílatele	ne	jméno, které zákazník uvidí u odpovědi	nejvýše 120 znaků
Odpovídat z adresy	ne	ze které adresy schránky nebo aliasu se odpovídá	výběr z adresy schránky a aliasů
Další adresy schránky (aliasy)	ne	adresy, které chodí do stejné schránky; Enterem přidáte další	nejvýše 10, platné e-maily
Sledované složky	ne	které složky agent čte; název musí odpovídat složce ve schránce	výchozí INBOX, nejvýše 10
Kontrolovat schránku	ano	jak často agent schránku kontroluje	Každé 2 minuty, Každých 5 minut (výchozí), Každých 15 minut, Každou hodinu
Zpracovat i starší e-maily	ne	agent zpracuje i e-maily ze zvoleného období — při spuštění i po pozdějším zapnutí	výchozí zapnuto
Období	pokud je zapnuté předchozí	jak daleko do minulosti	Poslední den až Posledních 30 dní, výchozí Posledních 7 dní

Tlačítko Zkontrolovat schránku v této části funguje jen na spuštěném agentovi.

Jak nastavit třídění e-mailů

Sekce Třídění určuje, do jakých kategorií agent e-maily zařazuje a co s nimi udělá.

1. Otevřete záložku Agent agenta. Sekce Třídění je nahoře.
2. V části Kategorie přepínačem zapněte nebo vypněte kategorie Cenová nabídka a Obchodní dotaz.
3. U každé kategorie vyberte Akce: Připravit odpověď ke schválení, Přeposlat kolegovi nebo Ignorovat.
4. U kategorií Ostatní a Newsletter / spam vyberte akci Přeposlat kolegovi nebo Ignorovat (tyto kategorie vypnout nelze).
5. Pokud některá kategorie přeposílá, vyplňte pole Komu přeposílat, které se objeví pod seznamem kategorií.
6. Posuvníkem nastavte Jistota vyhodnocení.
7. V Vždy předat člověku vyberte témata, u kterých agent nic nenavrhne.
8. V Nikdy nezpracovat doplňte odesílatele a domény, které má agent přeskočit.
9. Klikněte na Uložit.

Uložením na záložce Agent potvrdíte krok nastavení Třídění — dokud tam alespoň jednou neuložíte, krok se nepočítá jako hotový.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
Cenová nabídka	—	poptávka ceny, kalkulace nebo objednávky; agent připraví odpověď i cenovou nabídku	výchozí zapnutá
Obchodní dotaz	—	dotazy k produktům, službám, platbám, spolupráci nebo termínům	výchozí zapnutý
Ostatní	—	faktury, systémové e-maily, podpora, změny objednávek	výchozí Ignorovat
Newsletter / spam	—	hromadné e-maily, notifikace, nevyžádané nabídky	výchozí Ignorovat
Komu přeposílat	ano, pokud některá akce je Přeposlat kolegovi	adresa kolegy	platný e-mail
Jistota vyhodnocení	ano	když si agent není jistý, e-mail označí k ruční kontrole	50–95 %, krok 5 %, výchozí 75 %
Vždy nechat na mně	ne	témata, u kterých agent nic nenavrhne a pošle případ vám	výchozí Reklamace, Spory o platby, Změny bankovních údajů, Právní záležitosti; vlastní téma napíšete a potvrdíte Enterem
Odesílatelé a domény	ne	adresy a domény, které agent přeskočí; Enterem přidáte další	—

E-maily s jistotou pod nastavenou hranicí se ve schvalování zobrazí s upozorněním.

Jak přidat vlastní kategorii

1. Otevřete záložku Agent agenta. Sekce Třídění je nahoře.
2. V části Kategorie vpravo klikněte na Přidat kategorii. Přibude nový řádek.
3. Vyplňte Název kategorie (nejvýše 80 znaků).
4. Vyplňte Kdy se použije (např. zákazník se ptá na termín) — jednou větou, podle ní agent zařadí nový e-mail (nejvýše 300 znaků).
5. Vyberte Akce.
6. Klikněte na Uložit.

Vlastní kategorii odstraníte ikonou koše v jejím řádku (Odstranit kategorii) a uložením. Vestavěné kategorie odstranit nelze, jen vypnout.

Jak vybrat šablonu PDF cenové nabídky

U kategorie Cenová nabídka je tlačítko Šablona PDF: …. Cenová nabídka se přikládá k odpovědi jako PDF. Logo a údaje firmy se berou z nastavení organizace — bez loga se zobrazí název firmy.

1. Otevřete záložku Agent agenta. Sekce Třídění je nahoře.
2. V řádku Cenová nabídka klikněte na Šablona PDF: …. Otevře se dialog Šablona cenové nabídky v PDF.
3. Vyberte šablonu: Klasická, Moderní, Minimalistická nebo Kompaktní.
4. Volitelně klikněte na Náhled a vraťte se tlačítkem Zpět na šablony.
5. Klikněte na Použít šablonu.
6. Klikněte na Uložit.

Jak nastavit odpovědi

Sekce Odpovědi určuje podklady, styl a podpis odpovědí.

1. Otevřete záložku Agent agenta a přejděte na sekci Odpovědi pod Třídění.
2. V části Styl odpovědí klikněte na Formální, Přátelský nebo Stručný a vyberte Jazyk odpovědi a Oslovení.
3. V části Podklady pro odpovědi v poli Znalostní báze vyberte báze, ze kterých agent čerpá ceny, termíny a fakta. Změna v tomto poli se uloží hned, bez tlačítka Uložit.
4. Do Pokyny pro agenta napište, co má agent v odpovědích vždy dodržet.
5. Vyplňte Podpis.
6. Klikněte na Uložit.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
Znalostní báze	ano ke spuštění	báze pro všechny kategorie; alespoň jedna musí být zpracovaná	ukládá se hned
Styl odpovědí	ano	Formální, Přátelský, Stručný	výchozí Formální
Jazyk odpovědi	ano	Stejný jako příchozí e-mail, Vždy slovensky, Vždy česky, Vždy anglicky, Vždy německy	výchozí stejný jako příchozí e-mail
Oslovení	ano	Vykání nebo Tykání	výchozí Vykání
Pokyny pro agenta	ne	pravidla, např. „Ceny uváděj bez DPH a vždy z ceníku.“	nejvýše 3000 znaků
Podpis	doporučené	agent ho přidá na konec každé odpovědi	nejvýše 1000 znaků; analýza schránky ho předvyplní

Pokud není připojená žádná zpracovaná báze, zobrazí se Bez zpracované znalostní báze agent na dotazy neodpoví a nového agenta nelze spustit. Znalosti vytváříte v AI → Znalosti — viz Znalosti.

Jak nastavit schvalování

Sekce Schvalování určuje, koho agent upozorní na nové návrhy a zda smí odesílat sám.

1. Otevřete záložku Nastavení agenta a přejděte na sekci Schvalování pod Připojením schránky.
2. V Schvalovatelé vyberte alespoň jednoho člověka.
3. V Připomenout neschválené po vyberte, kdy připomenout čekající návrh.
4. V Upozornění na nové návrhy zapněte požadované kanály.
5. Pokud chcete, zapněte Odesílat bez schválení.
6. Klikněte na Uložit.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
Schvalovatelé	ano	lidé, kteří dostanou upozornění; schválit může kdokoli s oprávněním	alespoň jeden; výchozí je člověk, který agenta vytvořil; nabízejí se jen členové s právem schvalovat
Připomenout neschválené po	ne	jedna připomínka na návrh, který stále čeká	Nepřipomínat (výchozí), 1 hodině, 2 hodinách, 4 hodinách
E-mail	ne	jeden e-mail denně schvalovatelům, jen když čekají odpovědi ke schválení	výchozí vypnutý
Čas e-mailu	pokud je E-mail zapnutý	hodina denního e-mailu	0:00–23:00, výchozí 18:00
Telegram	ne	schvalování přímo v Telegramu přes bota organizace	výchozí vypnutý; vyžaduje připojený Telegram
Denní souhrn v 8:00	ne	kolik e-mailů agent zpracoval a co čeká na vás	výchozí vypnutý
Odesílat bez schválení	ne	automatické odesílání	výchozí vypnuto

Automatické odesílání — když je zapnuté, agent odešle sám jen odpovědi s jistotou nad 95 %, jejichž kontroly prošly bez výhrad. Cenové nabídky vždy schvalujete vy. Automatická odpověď se odešle se zpožděním (výchozí 10 minut) a za agenta odejde nejvýše 50 automatických odpovědí denně. Vše ostatní čeká na schválení i v automatickém režimu.

WARNING

Odpovědi se odešlou bez kontroly. Doporučujeme zapnout až po několika týdnech ověřování.

Kroky nastavení nového agenta

Krok	Kde se dělá	Povinný ke spuštění
Schránka a jméno	Připojení schránky	ano
Znalostní báze	Odpovědi → Znalostní báze	ano, pokud některá kategorie připravuje odpovědi
Odpovědi	Odpovědi → Podpis	doporučený
Třídění	Třídění → uložit	ano (alespoň jedna zapnutá kategorie)
Kontrola a spuštění	Schvalování, potom spuštění	—

Kroky se odškrtnou samy, jakmile se dokončí fáze nastavení agenta (např. analýza pošty); stránku nemusíte obnovovat.

Když je vše povinné hotové, stav se změní na Připraven ke spuštění a agenta spustíte přepínačem v hlavičce — viz E-mailoví agenti.

Kdo to může dělat

Úloha	Potřebné právo (Matice práv → Agenti)
vidět nastavení	Nastavení agentů → Zobrazit
měnit nastavení, připojovat schránku, vybírat báze	Nastavení agentů → Upravit
být v seznamu Schvalovatelé	Schvalování a odeslání → Upravit

Časté otázky a problémy

„Heslo nebo jméno nesedí. U Gmailu je potřeba heslo pro aplikace, ne běžné heslo.“ Při IMAP připojení Gmailu potřebujete heslo pro aplikace (vyžaduje dvoufázové ověření). Snazší je zvolit kartu Google Workspace a Přihlásit se přes Google.

„Ke schránce se nepodařilo připojit. Zkontrolujte adresu nebo rozšířené nastavení.“ Zkontrolujte Server, Port a Zabezpečení v obou částech.

„Čtení funguje, ale odesílání odmítlo přihlášení.“ IMAP je v pořádku, SMTP server odmítl přihlášení. Zkontrolujte SMTP údaje u svého hostingu.

„Vyplňte IMAP a SMTP server i porty.“ Některé z polí Server nebo Port je prázdné.

„Tato schránka je už připojená k jinému agentovi.“ Jedna schránka může patřit jen jednomu agentovi. Odpojte ji z druhého agenta nebo použijte jinou schránku.

„Server nebo přihlašovací údaje se změnily - zadejte heslo znovu.“ Změnili jste server nebo jméno — zadejte heslo a otestujte připojení.

„Přihlášení přes Microsoft bylo zrušeno.“ / „Odkaz na přihlášení vypršel. Zkuste to znovu.“ Přihlášení se nedokončilo. Klikněte znovu na Přihlásit se přes Microsoft.

„Přihlášení přes Microsoft zatím není na platformě nastaveno.“ Přihlášení přes Microsoft není na platformě zapnuté. Kontaktujte podporu.

„Zadejte, komu se mají e-maily přeposílat“ Některá kategorie má akci Přeposlat kolegovi a pole Komu přeposílat je prázdné.

„Každá kategorie potřebuje název“ Vlastní kategorie nemá vyplněný Název kategorie.

„Vyberte alespoň jednoho schvalovatele“ V sekci Schvalování je pole Schvalovatelé prázdné.

„Ve schránce jsme nenašli žádné odeslané odpovědi, ze kterých by se agent naučil.“ Znalostní báze z pošty se nevytvoří. Přidejte bázi ručně (ceník, časté dotazy, informace z webu) v AI → Znalosti a vyberte ji v Odpovědi → Znalostní báze.

U záložky Nastavení nebo Agent svítí červená tečka. V některé její sekci chybí něco povinného ke spuštění. Dokud to nedoplníte, nový agent se nedá spustit.

Pole nejdou měnit. Chybí vám právo Nastavení agentů → Upravit.

Související

• E-mailoví agenti
• Ke schválení
• Jak spustit e-mailového agenta od nuly
• Znalosti
• Komunikační kanály — připojení Telegramu
• Nastavení organizace — logo a údaje firmy