Úkoly

K čemu to slouží

Úkol je konkrétní další krok – zavolat klientovi, poslat nabídku, připravit smlouvu. Vždy patří ke klientovi, může být navázaný na obchodní případ, má přiřazeného člena týmu a termín (celý den nebo konkrétní čas).

Úkoly mají tři zobrazení se stejnými úkoly a společnými filtry:

Zobrazení	K čemu je nejlepší
Seznam	denní práce – vyhledávání, filtry, hromadná úprava
Kalendář	plánování v čase – viz kapitola Kalendář
Nástěnka	přehled podle stavu – přesouvání karet mezi sloupci

Kde to najdu

1. V levém menu klikněte na CRM – položka se rozbalí.
2. Klikněte na podpoložku Úkoly. Otevře se zobrazení Seznam.
3. Zobrazení přepnete v záložkách pod nadpisem: Seznam, Kalendář, Nástěnka.

Filtry, které nastavíte v jednom zobrazení, se přenesou i do dalšího.

Stavy úkolu

Stav	Význam
K vyřešení	úkol čeká
V řešení	pracuje se na něm
Hotovo	vyřízeno; úkol se už nepočítá mezi otevřené ani po termínu

Úkol je po termínu, když jeho termín uplynul a není Hotovo. V seznamu má červený termín s ikonou hodin.

Co vidím v zobrazení Seznam

Vpravo nahoře je ikona tří teček Hromadné akce a tlačítko Vytvořit úkol.

Záložky nad tabulkou:

Záložka	Co ukazuje
Vše	úkoly celého týmu (jen s právem Zobrazit)
Moje úkoly	úkoly přiřazené vám

Sloupce tabulky:

Sloupec	Co znamená
zaškrtávací políčko	výběr pro hromadnou úpravu; políčko v záhlaví = Označit vše na stránce
Název	název úkolu; pod ním název obchodního případu, pokud je na něj úkol navázaný (odkaz)
Klient	jméno a e-mail klienta; kliknutím otevřete detail klienta
Stav	K vyřešení, V řešení, Hotovo
Přiřazený	kdo má úkol vykonat; pomlčka = nikdo
Termín	datum, případně čas; červené = po termínu

Ve výchozím stavu jsou úkoly seřazené podle termínu (nejbližší nahoře). Kliknutím na záhlaví Název, Stav nebo Termín změníte řazení.

Menu „…“ na konci řádku: Upravit (otevře detail úkolu), Více info (skryté sloupce na úzké obrazovce), Smazat.

Kliknutím na řádek otevřete detail úkolu. Pod tabulkou je stránkování (výchozí 10 řádků).

Jak vyhledat a filtrovat úkoly

1. Otevřete CRM → Úkoly.
2. Pro vyhledávání klikněte na ikonu lupy Hledat a napište část názvu nebo popisu úkolu, jména nebo e-mailu klienta, případně jména nebo e-mailu přiřazeného (nejvýše 100 znaků).
3. Pro filtry klikněte na Filtry. Otevře se okno Filtrovat údaje.
4. Nastavte filtry:
   • Stav – Všechny stavy, K vyřešení, V řešení, Hotovo,
   • Klient – úkoly jednoho klienta,
   • Přiřazený – úkoly jednoho člena týmu (jen na záložce Vše).
5. Klikněte na Hotovo.

Aktivní filtry jsou jako štítky pod lištou; Resetovat je zruší.

Jak vytvořit úkol

Než začnete:

• klient, kterého se úkol týká, musí existovat v CRM → Klienti,
• potřebujete u řádku Úkoly právo Vytvořit.

Postup:

1. V levém menu klikněte na CRM → Úkoly.
2. Vpravo nahoře klikněte na Vytvořit úkol. Otevře se okno Vytvořit úkol.
3. Vyplňte pole podle tabulky.
4. Klikněte na Vytvořit.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
Název	ano	co je potřeba udělat, např. „Zavolat ohledně nabídky“	nejvýše 255 znaků
Klient	ano	koho se úkol týká; začněte psát jméno nebo e-mail	v detailu klienta a obchodního případu je předvyplněný a pole se nezobrazí
Přiřazený	ne	kdo má úkol vykonat	výchozí vy; pole vidí jen ten, kdo má právo Zobrazit úkoly; vymazáním bude úkol bez přiřazeného
Popis	ne	podrobnosti; označením textu zobrazíte panel formátování	–
Termín	ne	datum úkolu	výchozí dnešní datum; křížkem ho vymažete (úkol bez termínu)
Celodenní úkol	–	přepínač, zobrazí se po zadání termínu	výchozí zapnutý
Čas	ano, pokud je Celodenní úkol vypnutý	konkrétní čas úkolu	časové pásmo Praha / Bratislava

Co se stane po uložení: zobrazí se Úspěšně vytvořeno. Pokud jste úkol přiřadili někomu jinému, dostane upozornění, že mu byl úkol přiřazen.

Jak ověřit, že to funguje: přiřazený kolega vidí úkol na záložce Moje úkoly a na obrazovce CRM → Dnes, pokud má termín dnes nebo dříve.

Úkol můžete přidat také:

• v detailu klienta na záložce Úkoly tlačítkem Vytvořit úkol (klient je předvyplněný),
• v detailu obchodního případu tlačítkem Úkol (úkol se naváže na obchodní případ),
• v zobrazení Kalendář kliknutím na den (termín je předvyplněný).

Co vidím v detailu úkolu

Detail úkolu otevřete kliknutím na řádek v seznamu, na kartu na nástěnce nebo na událost v kalendáři.

• Záhlaví: název (kliknutím ho upravíte), štítek stavu se šipkou (kliknutím změníte stav), datum vytvoření, křížek na zavření.
• Popis: editor textu; pokud popis chybí, je tam text Přidat popis....
• Přiřazený a Termín (s přepínačem Celodenní úkol a polem Čas).
• Vytvořil: kdo úkol zadal a u úkolu navázaného na obchod Obchodní příležitost: s názvem a stavem obchodního případu (odkaz).
• Dole: Smazat, Zavřít, Uložit.

Jak upravit úkol

1. Otevřete detail úkolu (klikněte na řádek, kartu nebo událost).
2. Podle toho, co měníte:
   • Název: klikněte na název, přepište ho a stiskněte Enter (Esc změnu zruší). Uloží se hned.
   • Stav: klikněte na štítek stavu a vyberte nový. Uloží se hned.
   • Přiřazený: vyberte jiného člena týmu. Uloží se hned; nový přiřazený dostane upozornění.
   • Popis a Termín: změňte je a klikněte na Uložit. Detail úkolu se po uložení zavře.
3. Po uložení se zobrazí Úspěšně uloženo.

Pokud při vypnutém Celodenním úkolu nevyplníte čas, zobrazí se Vyberte čas úkolu. Neplatné datum hlásí Zadejte platné datum.

Jak přesunout úkol na nástěnce

Zobrazení Nástěnka má tři sloupce: K vyřešení, V řešení, Hotovo.

1. Otevřete CRM → Úkoly a v záložkách klikněte na Nástěnka.
2. Chyťte kartu úkolu myší a přesuňte ji do jiného sloupce.
3. Pusťte ji. Stav se uloží automaticky.

Kliknutím na kartu otevřete detail úkolu. Nad nástěnkou jsou stejné záložky a filtry jako v seznamu a tlačítko Vytvořit úkol.

TIP

Nástěnka zobrazuje aktuální stranu úkolů. Další najdete pomocí stránkování pod nástěnkou. Pořadí karet v rámci jednoho sloupce se přesouváním nemění.

Jak hromadně upravit úkoly

Hromadnou úpravou nastavíte více úkolům najednou stejný termín, stav nebo přiřazeného.

1. Otevřete CRM → Úkoly (zobrazení Seznam).
2. Zaškrtněte úkoly vlevo, nebo políčkem v záhlaví označte všechny na stránce.
3. Vpravo nahoře klikněte na ikonu tří teček Hromadné akce.
4. Zvolte Hromadná úprava (počet). Bez označených úkolů je položka neaktivní.
5. V okně Hromadná úprava vyplňte jen pole, která chcete změnit:
   • Termín (s Celodenní úkol a Čas),
   • Stav – výchozí Neměnit,
   • Přiřazený.
6. Klikněte na Uložit (je aktivní, až když vyplníte alespoň jedno pole). Zobrazí se okno Potvrdit hromadnou úpravu se seznamem změn.
7. Klikněte na Uložit. Tlačítkem Zpět se vrátíte k úpravě.

Po uložení se zobrazí Upraveno počet úkolů. Prázdná pole zůstanou beze změny. Výběr platí jen pro aktuální stranu – při změně strany, filtru nebo řazení se zruší. Najednou proto upravíte nejvýše tolik úkolů, kolik je na jedné straně (nejvýše 100). S právem Vlastní se upraví jen úkoly přiřazené vám, ostatní vybrané se přeskočí – číslo v hlášce je počet skutečně upravených.

Jak smazat úkol

1. V seznamu klikněte v řádku úkolu na „…“ → Smazat, nebo v detailu úkolu klikněte na Smazat.
2. Potvrďte okno Smazat s textem Tuto akci nelze vrátit zpět. tlačítkem Smazat.

Smazaný úkol zmizí ze seznamu, kalendáře, nástěnky i z obchodního případu.

Kdo to může dělat

Oprávnění nastavuje správce v Organizace → Oprávnění, modul CRM, řádek Úkoly – viz Matice práv.

Právo	Co umožní
Vlastní	vidíte jen záložku Moje úkoly; upravujete, přesouváte na nástěnce a mažete jen úkoly přiřazené vám; hromadná úprava změní jen vaše úkoly
Zobrazit	záložka Vše, filtr Přiřazený, pole Přiřazený při vytváření
Vytvořit	tlačítko Vytvořit úkol, vytváření kliknutím v kalendáři
Upravit	úprava libovolného úkolu, přesouvání v kalendáři, hromadná úprava
Smazat	smazání libovolného úkolu

Časté otázky a problémy

Nevidím záložku Vše. Máte jen právo Vlastní. Úkoly kolegů vidí jen ten, kdo má Zobrazit.

V okně Vytvořit úkol chybí pole Přiřazený. Bez práva Zobrazit se úkol vždy přiřadí vám.

Kartu na nástěnce nejde přesunout. Chybí vám právo Upravit (nebo Vlastní) u řádku Úkoly. S právem Vlastní přesunete jen své úkoly.

V detailu úkolu jsou pole šedá a nejdou měnit. Úkol patří někomu jinému a vy máte jen právo Vlastní.

Hromadná úprava je neaktivní. Nejprve zaškrtněte alespoň jeden úkol.

Hromadná úprava hlásí „Hromadnou úpravu se nepodařilo uložit.“ Server úpravu odmítl – nejčastěji proto, že zvolený Přiřazený už není aktivním členem týmu, nebo vám chybí právo Upravit i Vlastní u řádku Úkoly. Zkontrolujte přiřazeného a zkuste to znovu.

Hláška „Tento čas při přechodu na letní čas neexistuje. Vyberte jiný.“ V noci změny času některý čas neexistuje (např. 2:30). Zvolte jiný čas.

Kde je hromadné smazání? Hromadné akce nabízejí jen Hromadnou úpravu. Úkoly mažte jednotlivě.

Související

• Kalendář – stejné úkoly rozložené v čase
• Dnes – vaše úkoly na dnes a nadcházející
• Klienti – úkoly v detailu klienta
• Obchodní případy – úkoly navázané na obchod