E-mailoví agenti
K čemu to slouží
E-mailový agent je AI asistent pro firemní e-mailovou schránku. Roztřídí příchozí e-maily a odfiltruje spam, připraví odpovědi na dotazy zákazníků a cenové nabídky podle vašeho ceníku. Bez vašeho schválení nic neodešle, dokud sami nezapnete automatický režim.
Na stránce E-mailoví agenti máte seznam všech e-mailových agentů a přes detail agenta jeho přehled, seznam zpracovaných e-mailů, schvalování a nastavení.
Kde to najdu
V levém menu klikněte na Agenti → E-mailoví agenti. Číslo vedle položky v menu ukazuje, kolik e-mailů čeká na schválení ve všech e-mailových agentech dohromady.
Detail jednoho agenta otevřete kliknutím na jeho řádek v seznamu.
Co vidím na obrazovce
Seznam E-mailoví agenti má stejnou stavbu jako Přehled agentů: pás se součty (Počet agentů, Aktivované, Nespuštěný, Pozastavený), tlačítka Hledat a Filtry nad tabulkou a tlačítko Vytvořit agenta vpravo nahoře. Tabulka ukazuje sloupce Agent / schránka, Stav a Publikováno.
Detail e-mailového agenta má v hlavičce drobečkovou navigaci Agenti / E-mailoví agenti / název agenta a vpravo ovládací prvky:
| Prvek | Co dělá |
|---|---|
| štítek stavu | Nenastavený, Nastavuje se, Připraven ke spuštění, Nespuštěný, Běží nebo Pozastavený |
| přepínač | zapne nebo vypne agenta; tooltip ukazuje Spustit agenta nebo Pozastavit agenta |
| ikona koše | Odstranit agenta (jen s právem mazat) |
| ikona tužky | Přejmenovat agenta |
| Zkontrolovat schránku | jen na záložce E-maily: agent hned zkontroluje schránku |
Pod hlavičkou je během nastavování nového agenta pruh s průběhem (např. Schránka je připojená, stahuji e-maily, Třídím e-maily: … z …, Analyzuji schránku: …).
Záložky detailu:
| Záložka | Co obsahuje |
|---|---|
| Přehled | statistiky, workflow zpracování, co agent právě dělá, co čeká na schválení |
| Ke schválení | návrhy odpovědí, které čekají na vás; číslo u záložky je jejich počet — viz Ke schválení |
| E-maily | všechny e-maily, které agent zpracoval |
| Nastavení | připojení schránky, třídění, odpovědi a schvalování — viz Nastavení e-mailu |
Bez práva Požadavky → Zobrazit vidíte jen záložku Nastavení.
Co ukazuje záložka Přehled
Záložka Přehled v detailu e-mailového agenta ukazuje, co agent dělá a s jakým výsledkem.
- Nastavení agenta — dokud agent není spuštěný, je nahoře karta s kroky nastavení (Schránka a jméno, Znalostní báze, Odpovědi, Třídění, Kontrola a spuštění), stav každého kroku (Hotovo, Povinné, Doporučené), text Hotovo … z … kroků a tlačítko Spustit agenta. Údaje níže jsou v té době jen z e-mailů, které agent načetl při nastavení — zatím na nic neodpověděl.
- Období statistik — přepínač Dnes, 7 dní, 30 dní. Platí pro všechna čísla níže.
- Karty s čísly: Zpracované e-maily, Čeká na schválení (ze všech schránek), Odeslané odpovědi (po vašem schválení), Čas zpracování (průměr na 1 e-mail).
- Workflow zpracování — cesta e-mailů: Přijaté → Vyhodnocené (AI třídění) → Relevantní (s počtem mimo rozsah) → Návrh odpovědi → Ke schválení (s tlačítkem Zkontrolovat) → Odeslané.
- Živý pás — Právě zpracovává s krokem (Načtení e-mailu, Vyhodnocení a kategorie, Hledání v podkladech, Psaní návrhu odpovědi), nebo Agent čeká na nové e-maily, nebo Agent je pozastavený - nové e-maily se nezpracovávají.
- Graf Zpracované e-maily a karta Kategorie — rozdělení e-mailů podle kategorií.
- Čeká na schválení — nejnovější návrhy ke schválení s odkazem Zobrazit vše.
- Poslední aktivita agentů — časová osa událostí, např. Návrh odpovědi připraven, Odpověď odeslána, Agent předal e-mail vám, Krok selhal.
Co ukazuje záložka E-maily
Záložka E-maily v detailu e-mailového agenta je seznam všech e-mailů, které agent zpracoval.
Záložky nad tabulkou: Vše, Ke schválení, Odeslané, Mimo rozsah, Zamítnuté. Tlačítkem Hledat hledáte v odesílateli nebo předmětu, tlačítkem Filtry filtrujete podle Kategorie (a v seznamu napříč agenty i podle Agent).
| Sloupec | Co znamená |
|---|---|
| Odesílatel | jméno a adresa odesílatele |
| Předmět | předmět e-mailu |
| Agent | který agent e-mail zpracoval a jeho schránka; sloupec se zobrazí jen v seznamu napříč více agenty, ne v detailu jednoho agenta |
| Kategorie | kam agent e-mail zařadil, např. Cenová nabídka, Obchodní dotaz, Ostatní, Newsletter / spam |
| Jistota | jak si je agent jistý svým vyhodnocením |
| Stav | stav e-mailu (viz níže) |
| Přijato | kdy e-mail přišel |
| Stav e-mailu | Význam |
|---|---|
| Vyhodnocuje se | agent e-mail právě třídí |
| Zpracovává se | agent píše návrh odpovědi |
| Ke schválení | návrh čeká na schválení |
| Odesláno | odpověď odešla |
| Mimo rozsah | e-mail nepatří do práce agenta (např. newsletter, ignorovaná kategorie) |
| Zamítnuto | návrh odpovědi byl zamítnut |
| Před spuštěním agenta | e-mail přišel před spuštěním a agent ho zatím nezpracoval |
| Vyřízeno před spuštěním | e-mail byl vyřízen dřív, než agent začal pracovat |
Kliknutím na řádek se otevře okno s původním e-mailem, návrhem nebo odeslanou odpovědí (Odeslaná odpověď) a časovou osou Průběh zpracování. Pokud e-mail čeká na schválení, okno má tlačítko Otevřít ke schválení, které vás přenese do záložky Ke schválení. Okno zavřete tlačítkem Zavřít.
Jak spustit e-mailového agenta
Než začnete
- Agent musí mít připojenou schránku, alespoň jednu zapnutou kategorii a ke kategoriím, které odpovídají, zpracovanou znalostní bázi — viz Nastavení e-mailu.
- Potřebujete právo Nastavení agentů → Upravit.
Postup
- V levém menu klikněte na Agenti → E-mailoví agenti.
- Klikněte na řádek agenta.
- V hlavičce vpravo zapněte přepínač vedle štítku stavu. Nebo na záložce Přehled v kartě Nastavení agenta klikněte na Spustit agenta (tlačítko je aktivní, až když je vše povinné hotové).
Po spuštění se zobrazí hláška Agent … běží a stav se změní na Běží. Agent od té doby sám kontroluje schránku v nastaveném intervalu, třídí nové e-maily a připravuje odpovědi ke schválení. Pokud má zapnuto Zpracovat i starší e-maily, zpracuje i e-maily ze zvoleného období (výchozí posledních 7 dní).
Jak ověřit, že to funguje
Na záložce Přehled se v živém pásu objeví Právě zpracovává nebo Agent čeká na nové e-maily. Pošlete si do schránky zkušební poptávku z jiné adresy a po chvíli ji uvidíte na záložce E-maily a návrh odpovědi na záložce Ke schválení.
Jak pozastavit a znovu spustit agenta
- V levém menu klikněte na Agenti → E-mailoví agenti a otevřete agenta.
- V hlavičce vypněte přepínač (tooltip Pozastavit agenta).
Zobrazí se Agent … je pozastavený a stav Pozastavený. Pozastavený agent nekontroluje schránku a nové e-maily nezpracovává; e-maily ve schránce zůstávají. Opětovným zapnutím přepínače agent pokračuje.
Jak ručně zkontrolovat schránku
- Otevřete agenta přes Agenti → E-mailoví agenti.
- Klikněte na záložku E-maily.
- Vpravo nahoře klikněte na Zkontrolovat schránku.
Zobrazí se Kontrola schránky spuštěna. Tlačítko je neaktivní, pokud agent neběží — schránku kontroluje jen spuštěný agent.
Jak přejmenovat agenta
- Otevřete agenta přes Agenti → E-mailoví agenti.
- V hlavičce klikněte na ikonu tužky (Přejmenovat agenta). Otevře se dialog.
- Přepište pole Název agenta (nejvýše 120 znaků).
- Klikněte na Uložit.
Zobrazí se Agent přejmenován. Název se změní v seznamu i v hlavičce.
Jak odstranit e-mailového agenta
Než začnete — potřebujete právo Nastavení agentů → Smazat. Bez něj ikonu koše nevidíte.
- Otevřete agenta přes Agenti → E-mailoví agenti.
- V hlavičce klikněte na ikonu koše (Odstranit agenta).
- V dialogu Odstranit agenta …? si přečtěte, co se smaže, a klikněte na Odstranit agenta.
DANGER
Agent zmizí z aplikace a nelze ho obnovit. Schránka se odpojí a smažou se jeho uložené e-maily, požadavky a znalostní báze, které vytvořil z pošty. E-maily v samotné schránce zůstanou.
Pokud chcete agenta jen dočasně zastavit, raději ho pozastavte přepínačem.
Kdo to může dělat
| Úloha | Potřebné právo (Matice práv → Agenti) |
|---|---|
| vidět seznam a nastavení | Nastavení agentů → Zobrazit |
| vidět Přehled, E-maily, Ke schválení | Požadavky → Zobrazit |
| vytvořit, spustit, pozastavit, přejmenovat, zkontrolovat schránku | Nastavení agentů → Upravit |
| odstranit agenta | Nastavení agentů → Smazat |
Časté otázky a problémy
Tooltip u přepínače říká „Ke spuštění ještě chybí nastavení v záložce označené červenou tečkou.“ a po kliknutí se zobrazí „Nastavení ještě není hotové: …“. Nový agent nemá vše povinné (připojenou schránku, alespoň jednu zapnutou kategorii a ke kategoriím, které odpovídají, zpracovanou znalostní bázi). Tlačítko Spustit agenta v kartě Nastavení agenta je tehdy neaktivní. Otevřete záložku Nastavení nebo Agent, která má červenou tečku, a doplňte chybějící.
Tlačítko Zkontrolovat schránku je neaktivní. Agent neběží. Nejprve ho spusťte.
V tabulce je „Schránka není připojená“. Agent ještě nemá připojenou schránku. Připojte ji v Nastavení → Připojení schránky.
Zobrazuje se „Agent nebo záznam nebyl nalezen.“ Agent byl odstraněn nebo patří jiné organizaci. Vraťte se na Agenti → E-mailoví agenti.
Agent běží, ale nic nezpracovává. Zkontrolujte, zda v Nastavení → Připojení schránky sedí Sledované složky, a zda odesílatel není v Nikdy nezpracovat. Na záložce E-maily v záložce Mimo rozsah uvidíte e-maily, které agent záměrně přeskočil.
Agentovi došly kredity. AI zpracování čerpá kredity organizace. Při nedostatku kreditů se e-mail označí důvodem Nedostatek kreditů — viz AI kredity.