Klienti

K čemu to slouží

Klienti jsou centrální seznam lidí, se kterými vaše organizace pracuje – zájemců (leadů), zákazníků i registrovaných uživatelů. V detailu klienta je celá historie vztahu na jednom místě: obchodní případy, úkoly, poznámky, dokumenty, nákupy, skupiny a časová osa událostí.

Klienti do seznamu přibývají třemi způsoby:

• ručně – přidáte je tlačítkem Nový klient,
• z formuláře nebo stránky – když někdo vyplní formulář na vašem webu, ve funnelu nebo na vstupní stránce, aplikace najde klienta podle e-mailu, nebo založí nového, a k němu vytvoří obchodní případ,
• z nákupu – zaplacená objednávka v eshopu se přiřadí ke klientovi podle e-mailu.

Kde to najdu

1. V levém menu klikněte na CRM – položka se rozbalí.
2. Klikněte na podpoložku Klienti.

Co vidím v seznamu klientů

Seznam Klienti je tabulka. Nad ní jsou záložky, vyhledávání a filtry, vpravo nahoře tlačítko Nový klient.

Záložky nad tabulkou (číslo u záložky je počet klientů):

Záložka	Kdo v ní je
Všichni	všichni klienti organizace
Jen moji klienti	klienti, u kterých jste uvedeni jako Obchodník
Bez obchodníka	klienti, kterým zatím nikdo není přiřazen

Sloupce tabulky:

Sloupec	Co znamená
zaškrtávací políčko	výběr klientů pro hromadné přiřazení obchodníka (jen s právem upravovat)
Jméno	jméno a příjmení klienta, pod ním e-mail; pokud jméno chybí, zobrazí se e-mail
Uzavřeno	počet vyhraných obchodních případů klienta a jejich hodnota v každé měně
Rozjednané	počet otevřených obchodních případů (ještě ne vyhraných ani ztracených) a jejich hodnota
Ztraceno	počet ztracených obchodních případů a jejich hodnota
Obchodník	člen týmu odpovědný za klienta; Nepřiřazen, pokud nikdo; ikona tužky pro změnu
Vytvořeno	datum a čas, kdy klient přibyl

Kliknutím na záhlaví Jméno nebo Vytvořeno seřadíte tabulku. Výchozí je nejnovější klienti nahoře.

Menu „…“ na konci řádku nabízí:

• Detail – otevře detail klienta,
• Více info – na úzké obrazovce ukáže sloupce, které se nevešly,
• Smazat – smaže klienta (jen s právem mazat).

Stránkování je pod tabulkou: Řádků na stránku (výchozí 10), tlačítka Předchozí a Další.

Jak vyhledat klienta

1. Otevřete CRM → Klienti.
2. Nad tabulkou klikněte na ikonu lupy Hledat.
3. Do pole napište jméno, příjmení, e-mail, telefon nebo část adresy (nejvýše 500 znaků).

Tabulka se filtruje průběžně. Aktivní vyhledávání se zobrazí jako štítek pod lištou; křížkem na štítku ho zrušíte, odkazem Resetovat zrušíte všechny filtry najednou.

Jak filtrovat seznam klientů

1. Otevřete CRM → Klienti.
2. Nad tabulkou klikněte na tlačítko Filtry. Otevře se okno Filtrovat údaje.
3. Nastavte jeden nebo více filtrů z tabulky níže. Výsledky se mění hned, počet nalezených klientů vidíte v okně jako Počet výsledků.
4. Klikněte na Hotovo. Filtry zůstanou zapnuté i po zavření okna.

Filtr	Co vybere
Faktura	Vystavená, Uhrazená nebo Po splatnosti – stačí jedna odpovídající faktura klienta. Vystavená = neuhrazená a ještě ne po splatnosti. Údaje jsou z poslední synchronizace faktur.
Datum posledního kontaktu	podle nejnovějšího záznamu v časových osách obchodních případů klienta: Dnes, Za posledních 7 dní, Za posledních 30 dní, Před více než 30 dny, Před více než 60 dny, Před více než 90 dny, Vlastní období (pole Od a Do)
Datum plánovaného kontaktu	podle nejbližšího termínu nedokončeného úkolu v obchodních případech klienta: Po termínu, Dnes, Zítra, Následujících 7 dní (včetně dneška), Vlastní období
Stav kontaktu	Lead, Aktivní, Konvertovaný, Ztracený
Zdroj	Přidaný ručně, Vstupní stránka, Vyplněný formulář
Obchodník	klienti konkrétního člena týmu
Skupina	členové vybrané skupiny
Produkt	klienti, kteří koupili alespoň jeden z vybraných produktů (uhrazená objednávka); lze vybrat více produktů
Vytvořeno od / Vytvořeno do	datum, kdy klient přibyl

Pokud chcete filtry vypnout, klikněte v okně Filtrovat údaje na Resetovat, nebo pod lištou na Resetovat u štítků Aktivní filtry.

TIP

Stav Konvertovaný dostane klient automaticky, když zaplatí první objednávku.

Jak přidat klienta ručně

Než začnete: potřebujete v matici oprávnění u řádku Klienti právo Vytvořit (nebo Vlastní). Bez něj se tlačítko Nový klient nezobrazí.

1. V levém menu klikněte na CRM → Klienti.
2. Vpravo nahoře klikněte na Nový klient. Otevře se okno Nový klient.
3. Vyplňte pole podle tabulky.
4. Klikněte na Vytvořit.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení
E-mail	ne	e-mail klienta; podle něj aplikace páruje formuláře a nákupy s klientem	platný e-mail; v organizaci může být jen jeden klient se stejným e-mailem
Jméno	ano	křestní jméno	–
Příjmení	ano	příjmení	–
Oslovení telefonickým agentem	ne	jak má klienta oslovit hlasový agent, např. „pane Nováku“; bez vyplnění agent použije jméno a příjmení	nejvýše 120 znaků; jen písmena, mezery, tečky, apostrofy a spojovníky
Telefon	ne	telefon s předvolbou země	předvolba se předvyplní podle země, ze které pracujete; lze ji změnit
Bydliště	ne	ulice, město, PSČ, země	nejvýše 500 znaků
Pečovatel	ne	člen týmu, který se o klienta stará	jen aktivní interní člen organizace
Řešitel	ne	člen týmu, který řeší požadavky klienta	jen aktivní interní člen organizace
Ambasador	ne	ambasador, který klienta doporučil; výběr se propojí s referral systémem	jen aktivní ambasador organizace

Pole Pečovatel, Řešitel a Ambasador jsou v okně v části Osoby u klienta.

Co se stane po uložení:

• zobrazí se hláška Úspěšně vytvořeno a otevře se detail nového klienta,
• obchodníkem klienta se automaticky stanete vy (kdo klienta vytvořil),
• zdroj klienta je Přidáno manuálně,
• pečovatel a řešitel dostanou upozornění, že jim byl klient přiřazen.

Jak ověřit, že to funguje: v CRM → Klienti na záložce Jen moji klienti (s právem Vlastní) nebo Všichni (s právem Zobrazit) je nový klient nahoře v seznamu.

Jak přiřadit obchodníka jednomu klientovi

Obchodník je člen týmu odpovědný za klienta. Na výběr jsou jen členové, jejichž role obsahuje nějaké právo v CRM.

Ze seznamu:

1. Otevřete CRM → Klienti.
2. V řádku klienta ve sloupci Obchodník klikněte na ikonu tužky. Otevře se okno Obchodník – jméno klienta.
3. V poli vyberte člena týmu. Pokud chcete přiřazení zrušit, pole vymažte.
4. Klikněte na Uložit. Tlačítko je aktivní, až když výběr změníte.

Z detailu klienta:

1. Otevřete detail klienta (klikněte na řádek v seznamu).
2. Na záložce Přehled vpravo v kartě Kontaktní informace klikněte u řádku Obchodník na odkaz Přiřadit (nebo Změnit, pokud už obchodník je).
3. Vyberte člena týmu a klikněte na Uložit.

Po uložení se zobrazí Obchodník přiřazen nebo Přiřazení odebráno. Nový obchodník dostane upozornění.

Jak přiřadit obchodníka více klientům najednou

1. Otevřete CRM → Klienti.
2. Zaškrtněte políčka vlevo u klientů. Políčkem v záhlaví tabulky (Označit vše na stránce) označíte všechny klienty na aktuální stránce.
3. Vpravo nahoře se objeví ikona osoby se znaménkem plus – Hromadně přiřadit obchodníka. Klikněte na ni. Otevře se okno Přiřadit obchodníka (počet kontaktů).
4. Vyberte obchodníka. Prázdné pole znamená zrušení přiřazení.
5. Klikněte na Uložit.

Po uložení se zobrazí Přiřazeno kontaktů: počet a výběr se zruší.

WARNING

Hromadné přiřazení přepíše i klienty, kteří už obchodníka měli.

Co vidím v detailu klienta

Detail klienta otevřete kliknutím na řádek v CRM → Klienti (nebo na jméno, nebo přes menu „…“ → Detail).

Záhlaví detailu ukazuje:

• jméno klienta s avatarem, e-mail a telefon,
• řádek Obchodník: se jménem nebo Nepřiřazen,
• štítky: roli klienta v organizaci (pokud má účet) a štítek Ambasador, pokud je klient ambasadorem,
• tlačítko Upravit (s právem upravovat klienty),
• tlačítko Profil, pokud má klient uživatelský účet – otevře jeho profil v části Organizace.

Záložky detailu (číslo za názvem je počet záznamů):

Záložka	Co obsahuje
Přehled	souhrn obchodů, časová osa, kontaktní údaje, nejbližší kroky a otevřené obchody
Obchodní příležitosti	všechny obchodní případy klienta
Úkoly	nástěnka úkolů klienta ve třech sloupcích podle stavu
Poznámky	interní poznámky týmu ke klientovi
Dokumenty	soukromé přílohy klienta
Nákupy	objednávky klienta z eshopu
Skupiny	skupiny, do kterých klient patří (jen s právem na skupiny)
Historie	časová osa událostí s filtrem

Odkaz Klienti v horní navigaci (drobečkové navigaci) vás vrátí do seznamu se stejnými filtry, jaké jste měli.

Co vidím na záložce Přehled

Záložka Přehled v detailu klienta má dva sloupce.

Vlevo:

• souhrn obchodních případů klienta: Aktivní, Uzavřená, Ztraceno – počet a hodnota,
• Časová osa – poslední události klienta včetně poznámek (stejný obsah jako záložka Historie).

Vpravo:

• karta Kontaktní informace: Obchodník (s odkazem Přiřadit / Změnit), Bydliště, Vytvořeno, a pod tím Osoby u klienta – Pečovatel, Řešitel, Ambasador s tlačítkem Upravit,
• tlačítko Zobrazit více – otevře okno Detaily s datem vytvoření, rolí, zdrojem klienta (formulář, stránka nebo Přidáno manuálně) a v části Vyplněná data z formulářů se všemi odpověďmi, které klient poslal přes formuláře,
• Nejbližší kroky – až 3 nedokončené úkoly seřazené podle termínu; kliknutím otevřete detail úkolu; tlačítko Všechny úkoly (počet) přepne na záložku Úkoly,
• Otevřené obchody – až 3 otevřené obchodní případy; kliknutím otevřete detail obchodního případu; tlačítko Obchodní příležitosti (počet) přepne na stejnojmennou záložku.

Jak upravit údaje klienta

Než začnete: potřebujete u řádku Klienti právo Upravit. S právem Vlastní můžete upravovat jen klienty, u kterých jste uvedeni jako obchodník.

1. Otevřete CRM → Klienti a klikněte na řádek klienta.
2. V záhlaví detailu vpravo klikněte na Upravit. Otevře se okno Upravit.
3. Změňte pole E-mail, Jméno, Příjmení, Oslovení telefonickým agentem, Telefon nebo Bydliště (stejná pravidla jako při vytváření).
4. Klikněte na Uložit.

Po uložení se zobrazí Úspěšně uloženo. Pokud e-mail už patří jinému klientovi, zobrazí se Kontakt s tímto e-mailem již existuje a změna se neuloží.

Jak nastavit osoby u klienta

Osoby u klienta jsou lidé, kteří se o klienta starají (Pečovatel), řeší jeho požadavky (Řešitel), a ambasador, který ho doporučil (Ambasador).

1. Otevřete detail klienta, záložku Přehled.
2. V kartě Kontaktní informace u nadpisu Osoby u klienta klikněte na Upravit. Otevře se okno Upravit osoby u klienta.
3. Vyberte osoby v polích Pečovatel, Řešitel a Ambasador. Pole vymažte, pokud osobu chcete odebrat.
4. Klikněte na Uložit.

Po uložení se zobrazí Osoby u klienta byly uloženy. Nově přiřazený pečovatel nebo řešitel dostane upozornění.

Ambasadora nelze vždy změnit

Pokud už doporučení (referral) od ambasadora obsahuje objednávky nebo provize, pole Ambasador je neaktivní s textem Ambasadora již nelze změnit, protože referral obsahuje objednávky nebo provize. Je to ochrana vyplacených provizí.

Jak přidat obchodní případ klientovi

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Obchodní příležitosti.
2. V záhlaví karty vpravo klikněte na Vytvořit příležitost.
3. Vyplňte okno – klient je už předvyplněný. Pole jsou popsána v kapitole Obchodní případy.
4. Klikněte na Vytvořit.

Na záložce Obchodní příležitosti je nad tabulkou souhrn: Celkem, Uzavřeno, Rozjednané a Ztraceno – počet, hodnota v každé měně a podíl z celku. Tabulka má záložky Nejnovější (seřazené od nejnovějších) a Urgent (seřazené podle naléhavosti otevřených úkolů). Kliknutím na řádek otevřete detail obchodního případu.

Jak přidat úkol ke klientovi

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Úkoly.
2. Klikněte na Vytvořit úkol.
3. Vyplňte okno – klient je předvyplněný. Pole jsou popsána v kapitole Úkoly.
4. Klikněte na Vytvořit.

Záložka Úkoly v detailu klienta je nástěnka se třemi sloupci K vyřešení, V řešení a Hotovo. Úkol přesunete do jiného stavu tak, že kartu chytíte myší a pustíte v jiném sloupci. Kliknutím na kartu otevřete detail úkolu.

Jak přidat poznámku ke klientovi

Poznámka je interní text, který vidí jen tým – klient ji nikdy nedostane.

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Poznámky.
2. Vpravo nahoře klikněte na Přidat poznámku. Otevře se okno Přidat poznámku.
3. Napište text do pole Napište poznámku.... Označením textu se zobrazí panel pro formátování (tučné písmo, seznamy, odkazy).
4. Klikněte na Uložit. Tlačítko je neaktivní, dokud je poznámka prázdná.

Po uložení se zobrazí Poznámka byla přidána. Poznámka má jméno autora a čas („před 5 minutami“).

Jak upravit nebo smazat poznámku u klienta

1. Otevřete detail klienta, záložku Poznámky.
2. U poznámky klikněte na ikonu tří teček vpravo nahoře.
3. Zvolte Upravit – otevře se okno Upravit poznámku; změňte text a klikněte na Uložit.
4. Nebo zvolte Smazat a potvrďte otázku Opravdu chcete smazat tuto poznámku? tlačítkem Smazat.

Upravit i smazat může poznámku jen její autor. Pokud to zkusí někdo jiný, zobrazí se Nemáte oprávnění upravovat tuto poznámku (při úpravě); při pokusu o smazání se žádná hláška nezobrazí a poznámka jednoduše zůstane. Ke smazání je navíc potřeba u řádku Klienti právo Smazat.

Jak nahrát dokument ke klientovi

Záložka Dokumenty v detailu klienta je úložiště soukromých příloh klienta (smlouvy, skeny, nabídky). Dokumenty k obchodnímu případu jsou odděleně v detailu obchodního případu.

Než začnete: nahrávat a mazat můžete s právem Upravit u řádku Klienti. S právem Zobrazit dokumenty jen vidíte a stahujete.

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Dokumenty.
2. Klikněte do pole Klikněte nebo přetáhněte soubor a vyberte soubor, nebo ho do pole přetáhněte myší.
3. Počkejte, až se nahraje. Průběh vidíte v procentech, potom Ukládání….

Po nahrání se zobrazí Dokument byl nahrán. a soubor přibude do seznamu s velikostí, datem a jménem toho, kdo ho nahrál.

Pravidlo	Hodnota
Povolené formáty	PDF, TXT, JPG, PNG, WEBP, DOCX, XLSX, PPTX (Office bez maker a vložených objektů)
Velikost souboru	nejvýše 20 MB
Počet souborů	najednou jeden; nejvýše 100 dokumentů na klienta
Celkový limit	1 GB na organizaci

Stažení: u dokumentu klikněte na ikonu šipky dolů. Smazání: klikněte na ikonu koše, v okně Smazat dokument? potvrďte tlačítkem Smazat. Smazaný soubor nelze obnovit.

Kde vidím nákupy klienta

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Nákupy.

Každý řádek je jedna objednávka: číslo objednávky (odkaz na detail objednávky v eshopu), datum, stav (Čeká na platbu, Zaplaceno, Zrušeno, Vráceno), seznam produktů a celková částka. Šipkou dolů na konci řádku rozbalíte položky objednávky, ikonou šipky ven vedle ní otevřete detail objednávky.

Kde vidím skupiny klienta

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Skupiny.

Zobrazí se seznam skupin, do kterých klient patří, se štítkem Manuální nebo Automatická. Kliknutím na název skupiny otevřete její detail. Pokud klient v žádné skupině není, zobrazí se Tento klient není v žádné skupině. Záložka se zobrazí jen tomu, kdo má právo na skupiny.

Jak číst historii klienta

1. Otevřete detail klienta a přepněte na záložku Historie.
2. Nahoře jsou přepínače typů událostí: Obchodní příležitosti, Nákupy, Formuláře, Úkoly, Poznámky. Kliknutím typ zapnete nebo vypnete. Poznámky jsou ve výchozím stavu vypnuté.

Události jsou seskupené po měsících, nejnovější nahoře: vytvoření kontaktu, vznik a změny obchodních případů, vyplněné formuláře, objednávky a platby, úkoly a poznámky. U události obchodního případu je jeho aktuální hodnota a kliknutím otevřete jeho detail.

Jak smazat klienta

Než začnete: potřebujete u řádku Klienti právo Smazat.

1. Otevřete CRM → Klienti.
2. V řádku klienta klikněte na „…“ a zvolte Smazat.
3. V okně Smazat si přečtěte upozornění a potvrďte tlačítkem Smazat.

Nevratné

Smazání odstraní klienta spolu se všemi jeho obchodními případy, úkoly a poznámkami, sdíleními formulářů a členstvími ve skupinách. Nelze ho vrátit zpět. Pokud s klientem jen nechcete dál pracovat, raději mu zrušte obchodníka.

Kdo to může dělat

Oprávnění nastavuje správce v Organizace → Oprávnění, v modulu CRM, řádek Klienti – viz Matice práv.

Právo	Co umožní
Vlastní	vidíte záložku Jen moji klienti a pracujete s klienty, u kterých jste obchodníkem
Zobrazit	vidíte všechny klienty, záložky Všichni a Bez obchodníka, stahujete dokumenty
Vytvořit	tlačítko Nový klient
Upravit	úprava údajů, obchodník, osoby u klienta, poznámky, nahrávání a mazání dokumentů, hromadné přiřazení
Smazat	Smazat v menu „…“

Záložka Skupiny v detailu vyžaduje právo u řádku Skupiny.

Časté otázky a problémy

Nevidím tlačítko Nový klient. Chybí vám právo Vytvořit (i Vlastní) u řádku Klienti.

Nevidím záložku Všichni, jen Jen moji klienti. Máte jen právo Vlastní. Na všechny klienty je potřeba Zobrazit.

Při ukládání se zobrazí „Kontakt s tímto e-mailem již existuje“. V organizaci už je klient s tímto e-mailem. Vyhledejte ho přes Hledat a pracujte s ním – dva klienti se stejným e-mailem by si rozdělili historii.

Okno Nový klient hlásí jen „Chyba při vytváření“. Okno při vytváření neukazuje přesný důvod. Nejčastěji už v organizaci existuje klient se stejným E-mailem – vyhledejte ho přes Hledat. Další možná příčina je, že vybraný Pečovatel nebo Řešitel už není aktivním interním členem organizace.

Při ukládání se zobrazí „Nemáte oprávnění k této akci“. Máte jen právo Vlastní a klient patří jinému obchodníkovi.

Při výběru osoby se zobrazí „Vybraná osoba není aktivním interním členem této organizace“. Pečovatel a řešitel musí být aktivní interní členové (ne externí uživatelé).

Ikona hromadného přiřazení se nezobrazuje. Objeví se až po zaškrtnutí alespoň jednoho klienta a jen s právem Upravit (nebo Vlastní).

Chybí mi záložka Členská sekce. V detailu klienta už není. Kurzy klienta najdete v modulu Členská sekce.

Lze seznam klientů importovat nebo exportovat? Na obrazovce Klienti import ani export není. Export do CSV je u obchodních případů – viz Obchodní případy.

Související

• Skupiny – jak klienty segmentovat
• Obchodní případy – obchod od prvního kontaktu po uzavření
• Úkoly – plánování dalších kroků
• Formuláře – jak klienti přibývají z webu automaticky
• Objednávky – nákupy, které se zobrazují u klienta
• Matice práv – kdo co smí