Klienti

Na čo to slúži

Klienti sú centrálny zoznam ľudí, s ktorými vaša organizácia pracuje – záujemcov (leadov), zákazníkov aj registrovaných používateľov. V detaile klienta je celá história vzťahu na jednom mieste: obchodné prípady, úlohy, poznámky, dokumenty, nákupy, skupiny a časová os udalostí.

Klienti do zoznamu pribúdajú tromi spôsobmi:

• ručne – pridáte ich tlačidlom Nový klient,
• z formulára alebo stránky – keď niekto vyplní formulár na vašom webe, vo funneli alebo na pristávacej stránke, aplikácia nájde klienta podľa e-mailu, alebo založí nového, a k nemu vytvorí obchodný prípad,
• z nákupu – zaplatená objednávka v eshope sa priradí ku klientovi podľa e-mailu.

Kde to nájdem

1. V ľavom menu kliknite na CRM – položka sa rozbalí.
2. Kliknite na podpoložku Klienti.

Čo vidím v zozname klientov

Zoznam Klienti je tabuľka. Nad ňou sú záložky, vyhľadávanie a filtre, vpravo hore tlačidlo Nový klient.

Záložky nad tabuľkou (číslo pri záložke je počet klientov):

Záložka	Kto je v nej
Všetci	všetci klienti organizácie
Len moji klienti	klienti, pri ktorých ste uvedení ako Obchodník
Bez obchodníka	klienti, ktorým zatiaľ nikto nie je priradený

Stĺpce tabuľky:

Stĺpec	Čo znamená
zaškrtávacie políčko	výber klientov na hromadné priradenie obchodníka (len s právom upravovať)
Meno	meno a priezvisko klienta, pod ním e-mail; ak meno chýba, zobrazí sa e-mail
Uzavreté	počet vyhratých obchodných prípadov klienta a ich hodnota v každej mene
Rozjednaný	počet otvorených obchodných prípadov (ešte nie vyhratých ani stratených) a ich hodnota
Stratené	počet stratených obchodných prípadov a ich hodnota
Obchodník	člen tímu zodpovedný za klienta; Nepriradený, ak nikto; ikona ceruzky na zmenu
Vytvorené	dátum a čas, kedy klient pribudol

Kliknutím na hlavičku Meno alebo Vytvorené zoradíte tabuľku. Predvolene sú najnovší klienti hore.

Menu „…“ na konci riadku ponúka:

• Detail – otvorí detail klienta,
• Viac info – na úzkej obrazovke ukáže stĺpce, ktoré sa nezmestili,
• Zmazať – zmaže klienta (len s právom mazať).

Stránkovanie je pod tabuľkou: Riadkov na stranu (predvolene 10), tlačidlá Predchádzajúca a Ďalšia.

Ako vyhľadať klienta

1. Otvorte CRM → Klienti.
2. Nad tabuľkou kliknite na ikonu lupy Hľadať.
3. Do poľa napíšte meno, priezvisko, e-mail, telefón alebo časť adresy (najviac 500 znakov).

Tabuľka sa filtruje priebežne. Aktívne vyhľadávanie sa zobrazí ako štítok pod lištou; krížikom na štítku ho zrušíte, odkazom Resetovať zrušíte všetky filtre naraz.

Ako filtrovať zoznam klientov

1. Otvorte CRM → Klienti.
2. Nad tabuľkou kliknite na tlačidlo Filtre. Otvorí sa okno Filtrovať údaje.
3. Nastavte jeden alebo viac filtrov z tabuľky nižšie. Výsledky sa menia hneď, počet nájdených klientov vidíte v okne ako Počet výsledkov.
4. Kliknite na Hotovo. Filtre zostanú zapnuté aj po zatvorení okna.

Filter	Čo vyberie
Faktúra	Vystavená, Uhradená alebo Po splatnosti – stačí jedna zodpovedajúca faktúra klienta. Vystavená = neuhradená a ešte nie po splatnosti. Údaje sú z poslednej synchronizácie faktúr.
Dátum posledného kontaktu	podľa najnovšieho záznamu v časových osiach obchodných prípadov klienta: Dnes, Za posledných 7 dní, Za posledných 30 dní, Pred viac ako 30 dňami, Pred viac ako 60 dňami, Pred viac ako 90 dňami, Vlastné obdobie (polia Od a Do)
Dátum plánovaného kontaktu	podľa najskoršieho termínu nedokončenej úlohy v obchodných prípadoch klienta: Po termíne, Dnes, Zajtra, Nasledujúcich 7 dní (vrátane dnes), Vlastné obdobie
Stav kontaktu	Lead, Aktívny, Konvertovaný, Stratený
Zdroj	Pridaný manuálne, Pristávacia stránka, Vyplnený formulár
Obchodník	klienti konkrétneho člena tímu
Skupina	členovia vybranej skupiny
Produkt	klienti, ktorí kúpili aspoň jeden z vybraných produktov (uhradená objednávka); dá sa vybrať viac produktov
Vytvorené od / Vytvorené do	dátum, kedy klient pribudol

Ak chcete filtre vypnúť, kliknite v okne Filtrovať údaje na Resetovať, alebo pod lištou na Resetovať pri štítkoch Aktívne filtre.

TIP

Stav Konvertovaný dostane klient automaticky, keď zaplatí prvú objednávku.

Ako pridať klienta ručne

Predtým než začnete: potrebujete v matici oprávnení pri riadku Klienti právo Vytvoriť (alebo Vlastné). Bez neho sa tlačidlo Nový klient nezobrazí.

1. V ľavom menu kliknite na CRM → Klienti.
2. Vpravo hore kliknite na Nový klient. Otvorí sa okno Nový klient.
3. Vyplňte polia podľa tabuľky.
4. Kliknite na Vytvoriť.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia
E-mail	nie	e-mail klienta; podľa neho aplikácia páruje formuláre a nákupy s klientom	platný e-mail; v organizácii môže byť len jeden klient s rovnakým e-mailom
Meno	áno	krstné meno	–
Priezvisko	áno	priezvisko	–
Oslovenie telefonickým agentom	nie	ako má klienta osloviť hlasový agent, napr. „pán Novák“; bez vyplnenia agent použije meno a priezvisko	najviac 120 znakov; len písmená, medzery, bodky, apostrofy a spojovníky
Telefón	nie	telefón s predvoľbou krajiny	predvoľba sa predvyplní podľa krajiny, z ktorej pracujete; dá sa zmeniť
Bydlisko	nie	ulica, mesto, PSČ, krajina	najviac 500 znakov
Pečovateľ	nie	člen tímu, ktorý sa o klienta stará	len aktívny interný člen organizácie
Riešiteľ	nie	člen tímu, ktorý rieši požiadavky klienta	len aktívny interný člen organizácie
Ambasádor	nie	ambasádor, ktorý klienta odporučil; výber sa prepojí s referral systémom	len aktívny ambasádor organizácie

Polia Pečovateľ, Riešiteľ a Ambasádor sú v okne v časti Osoby pri klientovi.

Čo sa stane po uložení:

• zobrazí sa hláška Úspešne vytvorené a otvorí sa detail nového klienta,
• obchodníkom klienta sa automaticky stanete vy (kto klienta vytvoril),
• zdroj klienta je Pridaný manuálne,
• pečovateľ a riešiteľ dostanú upozornenie, že im bol klient priradený.

Ako overiť, že to funguje: v CRM → Klienti na záložke Len moji klienti (s právom Vlastné) alebo Všetci (s právom Zobraziť) je nový klient hore v zozname.

Ako priradiť obchodníka jednému klientovi

Obchodník je člen tímu zodpovedný za klienta. Na výber sú len členovia, ktorých rola obsahuje nejaké právo v CRM.

Zo zoznamu:

1. Otvorte CRM → Klienti.
2. V riadku klienta v stĺpci Obchodník kliknite na ikonu ceruzky. Otvorí sa okno Obchodník – meno klienta.
3. V poli vyberte člena tímu. Ak chcete priradenie zrušiť, pole vymažte.
4. Kliknite na Uložiť. Tlačidlo je aktívne, až keď výber zmeníte.

Z detailu klienta:

1. Otvorte detail klienta (kliknite na riadok v zozname).
2. Na záložke Prehľad vpravo v karte Kontaktné informácie kliknite pri riadku Obchodník na odkaz Priradiť (alebo Zmeniť, ak už obchodník je).
3. Vyberte člena tímu a kliknite na Uložiť.

Po uložení sa zobrazí Obchodník priradený alebo Priradenie odvolané. Nový obchodník dostane upozornenie.

Ako priradiť obchodníka viacerým klientom naraz

1. Otvorte CRM → Klienti.
2. Zaškrtnite políčka vľavo pri klientoch. Políčkom v hlavičke tabuľky (Označiť všetky na stránke) označíte všetkých klientov na aktuálnej stránke.
3. Vpravo hore sa objaví ikona osoby so znamienkom plus – Hromadne priradiť obchodníka. Kliknite na ňu. Otvorí sa okno Priradiť obchodníka (počet kontaktov).
4. Vyberte obchodníka. Prázdne pole znamená zrušenie priradenia.
5. Kliknite na Uložiť.

Po uložení sa zobrazí Priradených kontaktov: počet a výber sa zruší.

WARNING

Hromadné priradenie prepíše aj klientov, ktorí už obchodníka mali.

Čo vidím v detaile klienta

Detail klienta otvoríte kliknutím na riadok v CRM → Klienti (alebo na meno, alebo cez menu „…“ → Detail).

Hlavička detailu ukazuje:

• meno klienta s avatarom, e-mail a telefón,
• riadok Obchodník: s menom alebo Nepriradený,
• štítky: rolu klienta v organizácii (ak má účet) a štítok Ambasádor, ak je klient ambasádorom,
• tlačidlo Upraviť (s právom upravovať klientov),
• tlačidlo Profil, ak má klient používateľský účet – otvorí jeho profil v časti Organizácia.

Záložky detailu (číslo za názvom je počet záznamov):

Záložka	Čo obsahuje
Prehľad	súhrn obchodov, časová os, kontaktné údaje, najbližšie kroky a otvorené obchody
Obchodné príležitosti	všetky obchodné prípady klienta
Úlohy	nástenka úloh klienta v troch stĺpcoch podľa stavu
Poznámky	interné poznámky tímu ku klientovi
Dokumenty	súkromné prílohy klienta
Nákupy	objednávky klienta z eshopu
Skupiny	skupiny, do ktorých klient patrí (len s právom na skupiny)
História	časová os udalostí s filtrom

Odkaz Klienti v hornej navigácii (drobčeky) vás vráti do zoznamu s rovnakými filtrami, aké ste mali.

Čo vidím na záložke Prehľad

Záložka Prehľad v detaile klienta má dva stĺpce.

Vľavo:

• súhrn obchodných prípadov klienta: Aktívne, Uzavreté, Stratené – počet a hodnota,
• Časová os – posledné udalosti klienta vrátane poznámok (rovnaký obsah ako záložka História).

Vpravo:

• karta Kontaktné informácie: Obchodník (s odkazom Priradiť / Zmeniť), Bydlisko, Vytvorené, a pod tým Osoby pri klientovi – Pečovateľ, Riešiteľ, Ambasádor s tlačidlom Upraviť,
• tlačidlo Zobraziť viac – otvorí okno Detaily s dátumom vytvorenia, rolou, zdrojom klienta (formulár, stránka alebo Pridaný manuálne) a v časti Vyplnené dáta z formulárov so všetkými odpoveďami, ktoré klient poslal cez formuláre,
• Najbližšie kroky – až 3 nedokončené úlohy zoradené podľa termínu; kliknutím otvoríte detail úlohy; tlačidlo Všetky úlohy (počet) prepne na záložku Úlohy,
• Otvorené obchody – až 3 otvorené obchodné prípady; kliknutím otvoríte detail obchodného prípadu; tlačidlo Obchodné príležitosti (počet) prepne na rovnomennú záložku.

Ako upraviť údaje klienta

Predtým než začnete: potrebujete pri riadku Klienti právo Upraviť. S právom Vlastné môžete upravovať len klientov, pri ktorých ste uvedení ako obchodník.

1. Otvorte CRM → Klienti a kliknite na riadok klienta.
2. V hlavičke detailu vpravo kliknite na Upraviť. Otvorí sa okno Upraviť.
3. Zmeňte polia E-mail, Meno, Priezvisko, Oslovenie telefonickým agentom, Telefón alebo Bydlisko (rovnaké pravidlá ako pri vytváraní).
4. Kliknite na Uložiť.

Po uložení sa zobrazí Úspešne uložené. Ak e-mail už patrí inému klientovi, zobrazí sa Kontakt s týmto emailom už existuje a zmena sa neuloží.

Ako nastaviť osoby pri klientovi

Osoby pri klientovi sú ľudia, ktorí sa o klienta starajú (Pečovateľ), riešia jeho požiadavky (Riešiteľ), a ambasádor, ktorý ho odporučil (Ambasádor).

1. Otvorte detail klienta, záložku Prehľad.
2. V karte Kontaktné informácie pri nadpise Osoby pri klientovi kliknite na Upraviť. Otvorí sa okno Upraviť osoby pri klientovi.
3. Vyberte osoby v poliach Pečovateľ, Riešiteľ a Ambasádor. Pole vymažte, ak osobu chcete odobrať.
4. Kliknite na Uložiť.

Po uložení sa zobrazí Osoby pri klientovi boli uložené. Novo priradený pečovateľ alebo riešiteľ dostane upozornenie.

Ambasádora nemožno vždy zmeniť

Ak už odporúčanie (referral) od ambasádora obsahuje objednávky alebo provízie, pole Ambasádor je neaktívne s textom Ambasádora už nemožno zmeniť, pretože referral obsahuje objednávky alebo provízie. Je to ochrana vyplatených provízií.

Ako pridať obchodný prípad klientovi

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku Obchodné príležitosti.
2. V hlavičke karty vpravo kliknite na Vytvoriť príležitosť.
3. Vyplňte okno – klient je už predvyplnený. Polia sú opísané v kapitole Obchodné prípady.
4. Kliknite na Vytvoriť.

Na záložke Obchodné príležitosti je nad tabuľkou súhrn: Celkom, Uzavreté, Rozjednaný a Stratené – počet, hodnota v každej mene a podiel z celku. Tabuľka má záložky Najnovšie (zoradené od najnovších) a Urgent (zoradené podľa naliehavosti otvorených úloh). Kliknutím na riadok otvoríte detail obchodného prípadu.

Ako pridať úlohu ku klientovi

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku Úlohy.
2. Kliknite na Vytvoriť úlohu.
3. Vyplňte okno – klient je predvyplnený. Polia sú opísané v kapitole Úlohy.
4. Kliknite na Vytvoriť.

Záložka Úlohy v detaile klienta je nástenka s tromi stĺpcami Na vyriešenie, V riešení a Hotové. Úlohu presuniete do iného stavu tak, že kartu chytíte myšou a pustíte v inom stĺpci. Kliknutím na kartu otvoríte detail úlohy.

Ako pridať poznámku ku klientovi

Poznámka je interný text, ktorý vidí len tím – klient ju nikdy nedostane.

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku Poznámky.
2. Vpravo hore kliknite na Pridať poznámku. Otvorí sa okno Pridať poznámku.
3. Napíšte text do poľa Napíšte poznámku.... Označením textu sa zobrazí panel na formátovanie (tučné písmo, zoznamy, odkazy).
4. Kliknite na Uložiť. Tlačidlo je neaktívne, kým je poznámka prázdna.

Po uložení sa zobrazí Poznámka bola pridaná. Poznámka má meno autora a čas („pred 5 minútami“).

Ako upraviť alebo zmazať poznámku pri klientovi

1. Otvorte detail klienta, záložku Poznámky.
2. Pri poznámke kliknite na ikonu troch bodiek vpravo hore.
3. Zvoľte Upraviť – otvorí sa okno Upraviť poznámku; zmeňte text a kliknite na Uložiť.
4. Alebo zvoľte Zmazať a potvrďte otázku Naozaj chcete zmazať túto poznámku? tlačidlom Zmazať.

Upraviť aj zmazať môže poznámku len jej autor. Ak sa o úpravu pokúsi niekto iný, zobrazí sa Nemáte oprávnenie upravovať túto poznámku; pri pokuse o zmazanie sa žiadna hláška nezobrazí a poznámka jednoducho zostane. Na zmazanie treba navyše pri riadku Klienti právo Zmazať.

Ako nahrať dokument ku klientovi

Záložka Dokumenty v detaile klienta je úložisko súkromných príloh klienta (zmluvy, skeny, ponuky). Dokumenty k obchodnému prípadu sú oddelene v detaile obchodného prípadu.

Predtým než začnete: nahrávať a mazať môžete s právom Upraviť pri riadku Klienti. S právom Zobraziť dokumenty len vidíte a sťahujete.

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku Dokumenty.
2. Kliknite do poľa Kliknite alebo presuňte súbor a vyberte súbor, alebo ho do poľa pretiahnite myšou.
3. Počkajte, kým sa nahrá. Priebeh vidíte v percentách, potom Ukladá sa….

Po nahratí sa zobrazí Dokument bol nahraný. a súbor pribudne do zoznamu s veľkosťou, dátumom a menom toho, kto ho nahral.

Pravidlo	Hodnota
Povolené formáty	PDF, TXT, JPG, PNG, WEBP, DOCX, XLSX, PPTX (Office bez makier a vložených objektov)
Veľkosť súboru	najviac 20 MB
Počet súborov	naraz jeden; najviac 100 dokumentov na klienta
Celkový limit	1 GB na organizáciu

Stiahnutie: pri dokumente kliknite na ikonu šípky nadol. Zmazanie: kliknite na ikonu koša, v okne Vymazať dokument? potvrďte tlačidlom Zmazať. Zmazaný súbor sa nedá obnoviť.

Kde vidím nákupy klienta

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku Nákupy.

Každý riadok je jedna objednávka: číslo objednávky (odkaz na detail objednávky v eshope), dátum, stav (Čaká na platbu, Zaplatené, Zrušené, Vrátené), zoznam produktov a celková suma. Šípkou nadol na konci riadku rozbalíte položky objednávky, ikonou šípky von vedľa nej otvoríte detail objednávky.

Kde vidím skupiny klienta

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku Skupiny.

Zobrazí sa zoznam skupín, do ktorých klient patrí, so štítkom Manuálna alebo Automatická. Kliknutím na názov skupiny otvoríte jej detail. Ak klient v žiadnej skupine nie je, zobrazí sa Tento klient nie je v žiadnej skupine. Záložka sa zobrazí len tomu, kto má právo na skupiny.

Ako čítať históriu klienta

1. Otvorte detail klienta a prepnite na záložku História.
2. Hore sú prepínače typov udalostí: Obchodné príležitosti, Nákupy, Formuláre, Úlohy, Poznámky. Kliknutím typ zapnete alebo vypnete. Poznámky sú predvolene vypnuté.

Udalosti sú zoskupené po mesiacoch, najnovšie hore: vytvorenie kontaktu, vznik a zmeny obchodných prípadov, vyplnené formuláre, objednávky a platby, úlohy a poznámky. Pri udalosti obchodného prípadu je jeho aktuálna hodnota a kliknutím otvoríte jeho detail.

Ako zmazať klienta

Predtým než začnete: potrebujete pri riadku Klienti právo Zmazať.

1. Otvorte CRM → Klienti.
2. V riadku klienta kliknite na „…“ a zvoľte Zmazať.
3. V okne Zmazať si prečítajte upozornenie a potvrďte tlačidlom Zmazať.

Nevratné

Zmazanie odstráni klienta spolu so všetkými jeho obchodnými prípadmi, úlohami a poznámkami, zdieľaniami formulárov a členstvami v skupinách. Nedá sa vrátiť späť. Ak s klientom len nechcete ďalej pracovať, radšej mu zrušte obchodníka.

Kto to môže robiť

Oprávnenia nastavuje správca v Organizácia → Oprávnenia, v module CRM, riadok Klienti – pozri Matica práv.

Právo	Čo umožní
Vlastné	vidíte záložku Len moji klienti a pracujete s klientmi, pri ktorých ste obchodníkom
Zobraziť	vidíte všetkých klientov, záložky Všetci a Bez obchodníka, sťahujete dokumenty
Vytvoriť	tlačidlo Nový klient
Upraviť	úprava údajov, obchodník, osoby pri klientovi, poznámky, nahrávanie a mazanie dokumentov, hromadné priradenie
Zmazať	Zmazať v menu „…“

Záložka Skupiny v detaile vyžaduje právo pri riadku Skupiny.

Časté otázky a problémy

Nevidím tlačidlo Nový klient. Chýba vám právo Vytvoriť (aj Vlastné) pri riadku Klienti.

Nevidím záložku Všetci, len Len moji klienti. Máte len právo Vlastné. Na všetkých klientov treba Zobraziť.

Pri ukladaní sa zobrazí „Kontakt s týmto emailom už existuje“. V organizácii už je klient s týmto e-mailom. Vyhľadajte ho cez Hľadať a pracujte s ním – dvaja klienti s rovnakým e-mailom by si rozdelili históriu.

Okno Nový klient hlási len „Chyba pri vytváraní“. Okno pri vytváraní neukazuje presný dôvod. Najčastejšie už v organizácii existuje klient s rovnakým E-mailom – vyhľadajte ho cez Hľadať. Ďalšia možná príčina je, že vybraný Pečovateľ alebo Riešiteľ už nie je aktívnym interným členom organizácie.

Pri ukladaní sa zobrazí „Nemáte oprávnenie na túto akciu“. Máte len právo Vlastné a klient patrí inému obchodníkovi.

Pri výbere osoby sa zobrazí „Vybraná osoba nie je aktívnym interným členom tejto organizácie“. Pečovateľ a riešiteľ musia byť aktívni interní členovia (nie externí používatelia).

Ikona hromadného priradenia sa nezobrazuje. Objaví sa až po zaškrtnutí aspoň jedného klienta a len s právom Upraviť (alebo Vlastné).

Chýba mi záložka Členská sekcia. V detaile klienta už nie je. Kurzy klienta nájdete v module Členská sekcia.

Dá sa zoznam klientov importovať alebo exportovať? Na obrazovke Klienti import ani export nie je. Export do CSV je pri obchodných prípadoch – pozri Obchodné prípady.

Súvisiace

• Skupiny – ako klientov segmentovať
• Obchodné prípady – obchod od prvého kontaktu po uzavretie
• Úlohy – plánovanie ďalších krokov
• Formuláre – ako klienti pribúdajú z webu automaticky
• Objednávky – nákupy, ktoré sa zobrazujú pri klientovi
• Matica práv – kto čo smie