Fakturácia

Na čo to slúži

Fakturácia určuje, kto vystavuje doklady k vašim objednávkam a kedy ich zákazník dostane. Doubleros faktúry sám nečísluje — vystavuje ich váš fakturačný nástroj (FAPI, iDoklad alebo POHODA). Doubleros mu po zaplatení odovzdá objednávku, uloží si číslo a PDF dokladu a pošle zákazníkovi e-mail.

S FAPI navyše vie Doubleros vystaviť ku každej novej objednávke zálohovú faktúru (proformu) a automaticky posielať upomienky na jej úhradu.

Kde to nájdem

• Poskytovateľ fakturácie: v ľavom menu Organizácia → Integrácie, záložka Poskytovateľ fakturácie. Priama adresa: /dashboard/organization/integrations?integration=invoicing.
• E-maily s dokladmi a upomienky: v ľavom menu Organizácia → Nastavenia, záložka Transakčné e-maily.
• Doklady konkrétnej objednávky: Predaj → Objednávky → otvorte objednávku → tlačidlá Zálohová faktúra a Faktúra vpravo hore (pozri Objednávky).
• Odoslané upomienky: Predaj → Upomienky (pozri Upomienky).

Ktorý nástroj zvoliť

Nástroj	Faktúra po zaplatení	Zálohová faktúra a upomienky	Ako sa doklad dostane do nástroja
FAPI	áno, automaticky	áno	Doubleros vytvorí doklad priamo vo FAPI
iDoklad	áno, automaticky	nie	Doubleros pošle uhradenú objednávku do iDokladu, ten vytvorí faktúru
POHODA	nie automaticky	nie	ručne: XML export v Predaj → Exporty a import do POHODY
Žiadny	nie	nie	—

Bez fakturačného nástroja Doubleros k objednávkam doklady nevystavuje.

Predtým než začnete

1. Fakturačné údaje organizácie — v Organizácia → Nastavenia → Fakturačné údaje (IČO, DIČ, adresa). Pre POHODU je IČO povinné.
2. Účet vo fakturačnom nástroji — prístup do FAPI (používateľské meno a API kľúč), do iDokladu (vlastná OAuth aplikácia s Client ID a Client Secret) alebo do POHODY.
3. Platobná brána — ak chcete prijímať platby online, pozri Platobná brána.
4. Oprávnenie — Organizácia → Nastavenia → Upraviť.

Ako pripojiť FAPI

1. V ľavom menu kliknite na Organizácia → Integrácie.
2. V záložkách kliknite na Poskytovateľ fakturácie.
3. V poli Poskytovateľ fakturácie vyberte FAPI.
4. Vyplňte FAPI Používateľské meno (e-mail, ktorým sa prihlasujete do FAPI).
5. Vyplňte API Kľúč z FAPI.
6. Kliknite na Uložiť dole v paneli. Zobrazí sa Organizácia bola úspešne aktualizovaná.
7. Zoznam formulárov sa načíta z FAPI. V poli FAPI formulár vyberte predvolený formulár FAPI, pod ktorý sa majú zaraďovať doklady.
8. Voliteľne v poli FAPI formulár pre eshop vyberte iný formulár pre objednávky z eshopu.
9. V poli Splatnosť zálohovej faktúry (dni) zadajte splatnosť alebo ho nechajte prázdne.
10. Voliteľne zapnite Synchronizovať nákupy z FAPI.
11. Skontrolujte Režim DPH v spodnej časti panela (pozri DPH).
12. Kliknite na Uložiť.

Pod poliami je upozornenie: Doubleros vytvorí faktúru priamo vo FAPI až po prijatí platby. FAPI neposiela zákazníkovi žiadne e-maily; ich odosielateľa, vzhľad a obsah nastavíte v systémových e-mailoch organizácie.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia / predvolená hodnota
FAPI Používateľské meno	áno (formulár ho nevynúti, bez neho však FAPI nefunguje)	prihlasovacie meno do FAPI	—
API Kľúč	áno (formulár ho nevynúti, bez neho však FAPI nefunguje)	API kľúč z FAPI	po uložení skrytý (Aktuálny: … Nechajte prázdne pre zachovanie.); prázdne pole = ponechať uložený
FAPI formulár	nie	Predvolený formulár pre všetky doklady, ktoré nemajú vlastné nastavenie.	zoznam sa načíta z FAPI
FAPI formulár pre eshop	nie	Použije sa pre objednávky z eshopu; pre všetko ostatné platí predvolený formulár.	—
Splatnosť zálohovej faktúry (dni)	nie	o koľko dní od vystavenia je zálohová faktúra splatná	1 až 60; prázdne = 14 dní; platí len pre nové zálohové faktúry
Synchronizovať nákupy z FAPI	nie	Každú noc stiahne faktúry z FAPI a vytvorí k nim klientov a obchodné prípady v CRM. Nezávislé od vystavovania faktúr.	predvolene vypnuté
Režim DPH	áno	Tuzemsko — vždy sadzba vašej krajiny, OSS — sadzba podľa krajiny zákazníka alebo Neplatca DPH — predávate bez DPH	OSS zvoľte len vtedy, ak ste registrovaní v systéme One-Stop-Shop (OSS). Pozri DPH

FAPI formulár na konkrétnom formulári

Pod iný formulár FAPI sa dajú zaradiť aj objednávky z jedného konkrétneho formulára: v editore formulára na karte Fakturácia v poli FAPI formulár (Prebíja nastavenie projektu aj organizácie.).

Ako pripojiť iDoklad

1. V ľavom menu kliknite na Organizácia → Integrácie → Poskytovateľ fakturácie.
2. V poli Poskytovateľ fakturácie vyberte iDoklad.
3. Vyplňte iDoklad Client ID a iDoklad Client Secret svojej OAuth aplikácie v iDoklade. Callback aplikácie nastavte na verejnú adresu backendu /api/invoicing/idoklad/callback (tak ako hovorí text pod poľom).
4. Kliknite na Prepojiť v modrom rámiku Prepojte iDoklad účet organizácie. …. Tlačidlo je neaktívne, kým nie sú vyplnené Client ID aj Client Secret.
5. Prihláste sa do iDokladu a prístup povoľte. Po návrate sa zobrazí zelený rámik Organizácia je prepojená s iDokladom.
6. V poli Fakturačná šablóna vyberte šablónu (Šablóna určuje číselný rad, splatnosť, bankový účet a ostatné nastavenia dokladu.).
7. Kliknite na Uložiť.

Štítok Pripojené sa pri iDoklade zobrazí až vtedy, keď je účet prepojený a vybraná šablóna. Odpojíte ho tlačidlom Odpojiť v zelenom rámiku.

Ako nastaviť POHODU

1. V ľavom menu kliknite na Organizácia → Integrácie → Poskytovateľ fakturácie.
2. V poli Poskytovateľ fakturácie vyberte POHODA.
3. Kliknite na Uložiť.

Zobrazí sa rámik Uhradené objednávky vyexportujete v Predaj → Exporty do XML. Po importe do POHODY nahráte odpoveď späť a Doubleros uloží čísla vytvorených faktúr. s tlačidlom Otvoriť exporty. Postup exportu je v kapitole Exporty.

Kedy vznikajú doklady

Moment	Čo sa stane	Nástroj
objednávka vznikne a nie je zaplatená	vystaví sa zálohová faktúra a zákazník ju dostane e-mailom s PDF — len ak je zapnutý e-mail Zálohová faktúra	len FAPI
zákazník zaplatí bránou	objednávka sa označí Zaplatené, vystaví sa faktúra (pri FAPI sa zo zálohovej faktúry stane daňový doklad)	FAPI, iDoklad
zákazník zaplatí prevodom podľa zálohovej faktúry	FAPI platbu spáruje, Doubleros ju zistí pri pravidelnej synchronizácii a objednávku označí Zaplatené	FAPI
objednávku ručne označíte ako zaplatenú	rovnako ako pri platbe bránou	FAPI, iDoklad
objednávka sa zruší pred zaplatením	neuhradená zálohová faktúra sa vo FAPI stornuje	FAPI
ručný export	faktúry vzniknú v POHODE, Doubleros si uloží ich čísla z odpovede	POHODA

Ďalšie pravidlá:

• Objednávka zadarmo (celková suma 0) sa označí ako zaplatená hneď a nedostane zálohovú faktúru ani faktúru.
• Predaj na splátky: každá splátka má vlastný doklad. Zálohová faktúra sa pri vzniku objednávky vystaví len na prvú splátku. Pozri Predaj na splátky.
• Ak fakturačný nástroj práve neodpovedá, Doubleros vystavenie skúša znova automaticky; objednávka sa medzitým normálne zaplatí.
• Doklad vždy zodpovedá objednávke v čase nákupu — neskoršie úpravy produktu ho nemenia.

Ako zapnúť zálohové faktúry (len FAPI)

Zálohová faktúra sa vystavuje ku každej novej nezaplatenej objednávke bez ohľadu na spôsob platby. Zapína a vypína sa jedným prepínačom — e-mailom Zálohová faktúra. Kým je e-mail vypnutý, doklad sa vôbec nevystavuje.

1. Uistite sa, že Poskytovateľ fakturácie je FAPI (inak sa skupina Zálohová faktúra v e-mailoch nezobrazí).
2. V ľavom menu kliknite na Organizácia → Nastavenia.
3. V záložkách kliknite na Transakčné e-maily.
4. Kliknite na skupinu Zálohová faktúra — skupiny sú po otvorení stránky zbalené.
5. Pri šablóne Zálohová faktúra zapnite prepínač (Vystaví zálohovú faktúru po objednávke a pošle ju zákazníkovi. Vypnutím sa doklad prestane vystavovať.).
6. Voliteľne kliknite na šablónu, rozbaľte ju a upravte Predmet e-mailu a Text e-mailu.
7. Kliknite na Uložiť dole na stránke.

Zálohová faktúra je predvolene vypnutá. Splatnosť nastavíte v Splatnosť zálohovej faktúry (dni) pri FAPI. E-mail so zálohovou faktúrou má PDF v prílohe a tlačidlo Zaplatiť; bez PDF neodíde — počká, kým FAPI PDF vygeneruje.

Ako nastaviť upomienky na neuhradené zálohové faktúry (len FAPI)

Doubleros posiela upomienky v piatich vlnách okolo splatnosti neuhradenej zálohovej faktúry. Každú vlnu zapínate zvlášť.

Šablóna v skupine Upomienky na úhradu	Kedy odíde
Upomienka — deň pred splatnosťou	deň pred splatnosťou
Upomienka — v deň splatnosti	v deň splatnosti
Upomienka — 1 deň po splatnosti	1 deň po splatnosti
Upomienka — 3 dni po splatnosti	3 dni po splatnosti
Upomienka — 7 dní po splatnosti	7 dní po splatnosti (posledná)

1. V ľavom menu kliknite na Organizácia → Nastavenia.
2. V záložkách kliknite na Transakčné e-maily.
3. Kliknite na skupinu Upomienky na úhradu, aby sa rozbalila.
4. Pri vlnách, ktoré chcete posielať, zapnite prepínač.
5. Voliteľne šablónu rozbaľte a upravte jej text.
6. Kliknite na Uložiť dole na stránke.

Pravidlá odosielania:

• Upomienky sú predvolene vypnuté.
• Odchádzajú len v pracovnom čase 9:00 – 18:00 (časové pásmo Praha/Bratislava); kontrola beží každú hodinu.
• Zákazník dostane najviac jednu upomienku denne k jednej objednávke.
• Tesne pred odoslaním sa Doubleros spýta FAPI, či už nie je zaplatené — zaplatenú objednávku nikdy neupomína.
• Upomienka má v prílohe PDF zálohovej faktúry. Ak PDF chýba, upomienka sa preskočí.
• Zaplatená, zrušená objednávka a objednávka zadarmo sa neupomínajú.

Každú odoslanú, zlyhanú aj preskočenú upomienku nájdete v Predaj → Upomienky a pri objednávke v karte upomienok. Pozri Upomienky.

Ako upraviť e-maily s dokladmi

Všetky e-maily, ktoré zákazník dostane k objednávke, sú v Organizácia → Nastavenia → Transakčné e-maily. Hore nastavíte Meno odosielateľa a Adresa pre odpoveď, pod nimi sú Systémové šablóny v skupinách:

Skupina	Šablóny	Kedy sa zobrazí
Objednávka a platba	Potvrdenie objednávky, Potvrdenie platby, Faktúra, Zrušenie objednávky	vždy
Zálohová faktúra	Zálohová faktúra	len pri FAPI
Upomienky na úhradu	päť vĺn (tabuľka vyššie)	len pri FAPI
Splátky	Prijatá splátka, Neúspešná splátka	len ak organizácia môže predávať na splátky
Členská sekcia	prístup ku kurzu, koniec prístupu, Nastavenie hesla	vždy

Postup úpravy jednej šablóny:

1. V ľavom menu kliknite na Organizácia → Nastavenia → Transakčné e-maily.
2. Ak máte viac jazykov, prepínačom Jazyk šablón vyberte jazyk.
3. Kliknite na skupinu (napr. Objednávka a platba) — rozbalí sa zoznam šablón.
4. Pri šablóne zapnite alebo vypnite prepínač (Zapnutý / Vypnutý).
5. Kliknite na šablónu, aby sa rozbalila, a upravte Predmet e-mailu a Text e-mailu. Zobrazený je systémový text; po úprave sa uloží ako vlastný text organizácie.
6. Tlačidlom Obnoviť predvolený text sa vrátite k systémovému textu.
7. Kliknite na Uložiť dole na stránke.

Vypnutý e-mail sa dá upravovať dopredu (E-mail je vypnutý — text si pokojne pripravte dopredu, odosielať sa začne až po zapnutí.). Šablóna Nastavenie hesla sa nedá vypnúť (Vždy sa odošle). Ak ste nikdy nemenili Prijatá splátka, preberá zapnutie od Potvrdenie platby.

Ako overiť, že to funguje

1. Vytvorte skúšobnú objednávku na publikovanom predajnom formulári a nezaplaťte ju.
2. V Predaj → Objednávky ju otvorte — pri FAPI so zapnutou zálohovou faktúrou má vpravo hore tlačidlo Zálohová faktúra; zákazník (vy) dostane e-mail s PDF.
3. Objednávku zaplaťte (alebo ju v detaile označte cez Zmeniť stav ako Zaplatené).
4. Po chvíli sa v detaile objaví tlačidlo Faktúra a príde e-mail Faktúra.
5. Vo FAPI / iDoklade skontrolujte, že doklad vznikol pod správnym formulárom alebo šablónou.

Kto to môže robiť

Akcia	Potrebné oprávnenie (matica oprávnení)
zobraziť Poskytovateľ fakturácie a Transakčné e-maily	Organizácia → Nastavenia → Zobraziť
meniť nástroj, kľúče, splatnosť, e-maily	Organizácia → Nastavenia → Upraviť
otvoriť PDF dokladu pri objednávke	Predaj → Objednávky → Zobraziť

Časté otázky a problémy

V Transakčných e-mailoch nevidím Zálohovú faktúru ani upomienky. Zobrazujú sa len vtedy, keď je Poskytovateľ fakturácie uložený ako FAPI.

Prečo dostal zákazník zálohovú faktúru, hoci platil kartou? Zálohová faktúra sa vystavuje ku každej novej objednávke ešte pred platbou. E-mail obsahuje vetu Ak ste už zaplatili kartou alebo cez platobnú bránu, neplaťte ju znova — daňový doklad vám pošleme hneď po pripísaní platby. Ak to nechcete, vypnite e-mail Zálohová faktúra.

Hláška „Zadajte počet dní od 1 do 60.“Splatnosť zálohovej faktúry (dni) musí byť celé číslo od 1 do 60, alebo prázdne pole (14 dní).

Hláška „Ako fakturačný nástroj organizácie vyberte najskôr FAPI.“ alebo „V nastaveniach organizácie zadajte prihlasovacie meno a API kľúč pre FAPI.“ FAPI nie je zvolené alebo chýbajú prihlasovacie údaje. Doplňte ich a kliknite na Uložiť.

Hláška „Autorizácia iDokladu vypršala. Prepojte účet znova.“ Kliknite na Odpojiť a znova na Prepojiť.

Zákazník zaplatil prevodom a objednávka je stále nezaplatená. Platby prevodom spáruje FAPI so zálohovou faktúrou; Doubleros to zistí pri najbližšej synchronizácii s FAPI. Ak zákazník platil s iným variabilným symbolom, označte objednávku ako zaplatenú ručne.

Dá sa vystaviť dobropis alebo vrátiť peniaze? Nie. Vrátenie peňazí ani dobropisy Doubleros nevytvára; riešte ich priamo v bráne a vo fakturačnom nástroji.

Súvisiace

• Platobná brána
• DPH — režim DPH a sadzby
• Upomienky — prehľad odoslaných upomienok
• Exporty — export do POHODY
• Objednávky — doklady pri objednávke
• Predaj na splátky