Nastavenia e-mailu

Na čo to slúži

Nastavenia e-mailového agenta určujú, z ktorej schránky agent číta e-maily, ako ich triedi, akým štýlom a z akých podkladov píše odpovede a kto ich schvaľuje. Nastavenia sú rozdelené do štyroch sekcií na dvoch záložkách agenta: Nastavenia obsahuje Pripojenie schránky a Schvaľovanie, Agent obsahuje Triedenie a Odpovede.

Kde to nájdem

1. V ľavom menu kliknite na Agenti → E-mailoví agenti.
2. Kliknite na riadok agenta.
3. Kliknite na záložku Nastavenia.

Nový agent sa po vytvorení otvorí priamo tu, v sekcii Pripojenie schránky.

Čo vidím na obrazovke

V Nastaveniach e-mailového agenta je:

• Pruh priebehu nastavenia — kým agent nie je spustený, napr. Nastavenie: hotové 2 z 5 krokov. Na spustenie chýba: Znalostná báza. alebo … Agenta môžete spustiť. Odkaz Kroky nastavenia otvorí záložku Prehľad agenta s kartou Nastavenie agenta, kde sú všetky kroky.
• Dve záložky agenta — Nastavenia (sekcie Pripojenie schránky a Schvaľovanie) a Agent (sekcie Triedenie a Odpovede). Sekcie záložky sú pod sebou na jednej stránke, druhý rad záložiek nie je. Červená bodka pri záložke znamená, že na nej chýba niečo povinné na spustenie; oranžová, že chýba odporúčané nastavenie.
• Tlačidlo Uložiť vpravo hore na stránke. Jedno uloženie uloží obe záložky naraz. Zmena sa na spustenom agentovi prejaví hneď. Ak je niektoré pole neplatné, aplikácia otvorí sekciu s chybou, aj na druhej záložke.

Bez práva Nastavenia agentov → Upraviť sú všetky polia len na čítanie a tlačidlo Uložiť nevidíte.

Ako pripojiť schránku cez Google alebo Microsoft

Predtým než začnete — potrebujete prístup k schránke, ktorú má agent obsluhovať, a právo Nastavenia agentov → Upraviť. Jedna schránka môže patriť len jednému agentovi.

1. Otvorte záložku Nastavenia agenta. Sekcia Pripojenie schránky je hore.
2. V časti Poskytovateľ e-mailu kliknite na kartu Google Workspace (Gmail) alebo Microsoft 365 (Outlook · Exchange Online).
3. V časti Prihlásenie kliknite na Prihlásiť sa cez Google, resp. Prihlásiť sa cez Microsoft.
4. V okne Google/Microsoft sa prihláste do schránky a povoľte prístup.
5. Po návrate do aplikácie sa zobrazí Pripojené ako … · v doručenej pošte je … e-mailov.

Agent získa prístup len na čítanie schránky a odosielanie odpovedí. Heslo sa neukladá.

Ako pripojiť schránku cez IMAP / SMTP

Voľbu IMAP / SMTP použite pre vlastný server alebo hosting (napr. Websupport, Forpsi).

1. Otvorte záložku Nastavenia agenta. Sekcia Pripojenie schránky je hore.
2. V časti Poskytovateľ e-mailu kliknite na kartu IMAP / SMTP.
3. V časti Prichádzajúca pošta (IMAP) vyplňte pod riadkom so serverom pole E-mailová adresa. Aplikácia sa pokúsi rozpoznať server a údaje predvyplní (napr. Rozpoznaný server … - údaje sú predvyplnené.). Ak rozpozná Gmail alebo Microsoft 365, sama prepne na kartu Google Workspace alebo Microsoft 365 (napr. Rozpoznaný Gmail - pripája sa cez prihlásenie Google, heslo agent nepotrebuje.) — pokračujte postupom cez Google alebo Microsoft vyššie.
4. Vyplňte Heslo k schránke.
5. Ak sa prihlasovacie meno líši od e-mailu, kliknite na odkaz Prihlasovacie meno sa líši od e-mailu a vyplňte pole Prihlasovacie meno, ktoré sa objaví.
6. V časti Prichádzajúca pošta (IMAP) skontrolujte Server, Port a Zabezpečenie (SSL/TLS alebo STARTTLS; predvolene SSL/TLS s portom 993, pri zmene na STARTTLS sa port prepne na 143).
7. V časti Odchádzajúca pošta (SMTP) skontrolujte Server, Port a Zabezpečenie (predvolene SSL/TLS s portom 465, pri STARTTLS 587). SMTP používa rovnaké prihlasovacie údaje ako IMAP.
8. Kliknite na Otestovať pripojenie (alebo Uložiť — uloží aj pripojenie).

Ak test prejde, zobrazí sa Pripojenie funguje - IMAP aj SMTP odpovedajú. Schránka je uložená. Uložené heslo sa už nezobrazuje — pri ďalšej zmene stačí heslo zadať znova, len ak meníte pripojenie.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia / predvolená hodnota
E-mailová adresa	áno	adresa schránky	podľa nej sa rozpozná server
Heslo k schránke	áno pri prvom pripojení	heslo schránky (pri Gmaile heslo pre aplikácie)	po uložení sa nezobrazuje
Prihlasovacie meno	len ak sa líši od e-mailu	prihlasovacie meno na server	zobrazí sa po kliknutí na odkaz Prihlasovacie meno sa líši od e-mailu
Server (IMAP, SMTP)	áno	adresa servera	predvyplní sa, ak sa server rozpozná
Port (IMAP, SMTP)	áno	port servera	predvyplní sa
Zabezpečenie	áno	SSL/TLS alebo STARTTLS	predvyplní sa

Čo sa stane po pripojení schránky nového agenta

Keď nový (ešte nespustený) agent prvýkrát pripojí schránku, agent si poštu prečíta a predvyplní nastavenia. V Nastaveniach sa zobrazí Analyzujem vašu poštu (… / … konverzácií) a predvyplním triedenie, štýl a podpis... a po skončení Analýza pošty je hotová (… konverzácií). Kategórie, štýl a podpis sú predvyplnené - skontrolujte ich v ďalších sekciách.

Ak v schránke sú aspoň tri odoslané odpovede, agent z nich zároveň vytvorí znalostnú bázu z pošty a sám ju pripojí v sekcii Odpovede. Ak analýza zlyhá (napr. pre nedostatok kreditov), zobrazí sa Analýzu pošty sa nepodarilo dokončiť. Nastavenia môžete vyplniť ručne.

Ako nastaviť, čo má agent sledovať

V sekcii Pripojenie schránky je pod prihlásením časť Čo má agent sledovať.

1. Otvorte záložku Nastavenia agenta. Sekcia Pripojenie schránky je hore.
2. Vyplňte polia podľa tabuľky.
3. Kliknite na Uložiť.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia / predvolená hodnota
Meno odosielateľa	nie	meno, ktoré zákazník uvidí pri odpovedi	najviac 120 znakov
Odpovedať z adresy	nie	z ktorej adresy schránky alebo aliasu sa odpovedá	výber z adresy schránky a aliasov
Ďalšie adresy schránky (aliasy)	nie	adresy, ktoré chodia do tej istej schránky; Enterom pridáte ďalšiu	najviac 10, platné e-maily
Sledované priečinky	nie	ktoré priečinky agent číta; názov musí sedieť s priečinkom v schránke	predvolene INBOX, najviac 10
Kontrolovať schránku	áno	ako často agent schránku kontroluje	Každé 2 minúty, Každých 5 minút (predvolené), Každých 15 minút, Každú hodinu
Spracovať aj staršie e-maily	nie	agent spracuje aj e-maily zo zvoleného obdobia — pri spustení aj po neskoršom zapnutí	predvolene zapnuté
Obdobie	ak je zapnuté predchádzajúce	ako ďaleko do minulosti	Posledný deň až Posledných 30 dní, predvolene Posledných 7 dní

Tlačidlo Skontrolovať schránku v tejto časti funguje len na spustenom agentovi.

Ako nastaviť triedenie e-mailov

Sekcia Triedenie určuje, do akých kategórií agent e-maily zaraďuje a čo s nimi urobí.

1. Otvorte záložku Agent agenta. Sekcia Triedenie je hore.
2. V časti Kategórie prepínačom zapnite alebo vypnite kategórie Cenová ponuka a Biznis otázka.
3. Pri každej kategórii vyberte Akcia: Pripraviť odpoveď na schválenie, Preposlať kolegovi alebo Ignorovať.
4. Pri kategóriách Ostatné a Newsletter / spam vyberte akciu Preposlať kolegovi alebo Ignorovať (tieto kategórie sa vypnúť nedajú).
5. Ak niektorá kategória preposiela, vyplňte pole Komu preposielať, ktoré sa objaví pod zoznamom kategórií.
6. Posuvníkom nastavte Istota vyhodnotenia.
7. V Vždy odovzdať človeku vyberte témy, pri ktorých agent nič nenavrhne.
8. V Nikdy nespracovať doplňte odosielateľov a domény, ktoré má agent preskočiť.
9. Kliknite na Uložiť.

Uložením na záložke Agent potvrdíte krok nastavenia Triedenie — kým tam aspoň raz neuložíte, krok sa nepočíta ako hotový.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia / predvolená hodnota
Cenová ponuka	—	dopyt na cenu, kalkuláciu alebo objednávku; agent pripraví odpoveď aj cenovú ponuku	predvolene zapnutá
Biznis otázka	—	otázky k produktom, službám, platbám, spolupráci alebo termínom	predvolene zapnutá
Ostatné	—	faktúry, systémové e-maily, podpora, zmeny objednávok	predvolene Ignorovať
Newsletter / spam	—	hromadné e-maily, notifikácie, nevyžiadané ponuky	predvolene Ignorovať
Komu preposielať	áno, ak niektorá akcia je Preposlať kolegovi	adresa kolegu	platný e-mail
Istota vyhodnotenia	áno	keď si agent nie je istý, e-mail označí na ručnú kontrolu	50–95 %, krok 5 %, predvolene 75 %
Vždy nechať na mňa	nie	témy, pri ktorých agent nič nenavrhne a pošle prípad vám	predvolene Reklamácie, Spory o platby, Zmeny bankových údajov, Právne veci; vlastnú tému napíšete a potvrdíte Enterom
Odosielatelia a domény	nie	adresy a domény, ktoré agent preskočí; Enterom pridáte ďalšiu	—

E-maily s istotou pod nastavenou hranicou sa v schvaľovaní zobrazia s upozornením.

Ako pridať vlastnú kategóriu

1. Otvorte záložku Agent agenta. Sekcia Triedenie je hore.
2. V časti Kategórie vpravo kliknite na Pridať kategóriu. Pribudne nový riadok.
3. Vyplňte Názov kategórie (najviac 80 znakov).
4. Vyplňte Kedy sa použije (napr. zákazník sa pýta na termín) — jednou vetou, podľa nej agent zaradí nový e-mail (najviac 300 znakov).
5. Vyberte Akcia.
6. Kliknite na Uložiť.

Vlastnú kategóriu odstránite ikonou koša v jej riadku (Odstrániť kategóriu) a uložením. Zabudované kategórie sa odstrániť nedajú, len vypnúť.

Ako vybrať šablónu PDF cenovej ponuky

Pri kategórii Cenová ponuka je tlačidlo Šablóna PDF: …. Cenová ponuka sa prikladá k odpovedi ako PDF. Logo a údaje firmy sa berú z nastavení organizácie — bez loga sa zobrazí názov firmy.

1. Otvorte záložku Agent agenta. Sekcia Triedenie je hore.
2. V riadku Cenová ponuka kliknite na Šablóna PDF: …. Otvorí sa dialóg Šablóna cenovej ponuky v PDF.
3. Vyberte šablónu: Klasická, Moderná, Minimalistická alebo Kompaktná.
4. Voliteľne kliknite na Náhľad a vráťte sa tlačidlom Späť na šablóny.
5. Kliknite na Použiť šablónu.
6. Kliknite na Uložiť.

Ako nastaviť odpovede

Sekcia Odpovede určuje podklady, štýl a podpis odpovedí.

1. Otvorte záložku Agent agenta a prejdite na sekciu Odpovede pod Triedením.
2. V časti Štýl odpovedí kliknite na Formálny, Priateľský alebo Stručný a vyberte Jazyk odpovede a Oslovenie.
3. V časti Podklady pre odpovede v poli Znalostné bázy vyberte bázy, z ktorých agent čerpá ceny, termíny a fakty. Zmena v tomto poli sa uloží hneď, bez tlačidla Uložiť.
4. Do Pokyny pre agenta napíšte, čo má agent v odpovediach vždy dodržať.
5. Vyplňte Podpis.
6. Kliknite na Uložiť.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia / predvolená hodnota
Znalostné bázy	áno na spustenie	bázy pre všetky kategórie; aspoň jedna musí byť spracovaná	ukladá sa hneď
Štýl odpovedí	áno	Formálny, Priateľský, Stručný	predvolene Formálny
Jazyk odpovede	áno	Rovnaký ako prichádzajúci e-mail, Vždy slovensky, Vždy česky, Vždy anglicky, Vždy nemecky	predvolene rovnaký ako prichádzajúci e-mail
Oslovenie	áno	Vykanie alebo Tykanie	predvolene Vykanie
Pokyny pre agenta	nie	pravidlá, napr. „Ceny uvádzaj bez DPH a vždy z cenníka.“	najviac 3000 znakov
Podpis	odporúčané	agent ho pridá na koniec každej odpovede	najviac 1000 znakov; analýza schránky ho predvyplní

Ak nie je pripojená žiadna spracovaná báza, zobrazí sa Bez spracovanej znalostnej bázy agent na otázky neodpovie a nového agenta nemožno spustiť. Znalosti vytvárate v AI → Znalosti — pozri Znalosti.

Ako nastaviť schvaľovanie

Sekcia Schvaľovanie určuje, koho agent upozorní na nové návrhy a či smie odosielať sám.

1. Otvorte záložku Nastavenia agenta a prejdite na sekciu Schvaľovanie pod Pripojením schránky.
2. V Schvaľovatelia vyberte aspoň jedného človeka.
3. V Pripomenúť neschválené po vyberte, kedy pripomenúť čakajúci návrh.
4. V Upozornenia na nové návrhy zapnite požadované kanály.
5. Ak chcete, zapnite Odosielať bez schválenia.
6. Kliknite na Uložiť.

Pole	Povinné	Čo znamená	Obmedzenia / predvolená hodnota
Schvaľovatelia	áno	ľudia, ktorí dostanú upozornenia; schváliť môže ktokoľvek s oprávnením	aspoň jeden; predvolene človek, ktorý agenta vytvoril; ponúkajú sa len členovia s právom schvaľovať
Pripomenúť neschválené po	nie	jedna pripomienka na návrh, ktorý stále čaká	Nepripomínať (predvolené), 1 hodine, 2 hodinách, 4 hodinách
E-mail	nie	jeden e-mail denne schvaľovateľom, len keď čakajú odpovede na schválenie	predvolene vypnutý
Čas e-mailu	ak je E-mail zapnutý	hodina denného e-mailu	0:00–23:00, predvolene 18:00
Telegram	nie	schvaľovanie priamo v Telegrame cez bota organizácie	predvolene vypnutý; vyžaduje pripojený Telegram
Denný súhrn o 8:00	nie	koľko e-mailov agent spracoval a čo čaká na vás	predvolene vypnutý
Odosielať bez schválenia	nie	automatické odosielanie	predvolene vypnuté

Automatické odosielanie — keď je zapnuté, agent odošle sám iba odpovede s istotou nad 95 %, ktorých kontroly prešli bez výhrad. Cenové ponuky vždy schvaľujete vy. Automatická odpoveď sa odošle s oneskorením (predvolene 10 minút) a na agenta odíde najviac 50 automatických odpovedí denne. Všetko ostatné čaká na schválenie aj v automatickom režime.

WARNING

Odpovede sa odošlú bez kontroly. Odporúčame zapnúť až po niekoľkých týždňoch overovania.

Kroky nastavenia nového agenta

Krok	Kde sa robí	Povinný na spustenie
Schránka a meno	Pripojenie schránky	áno
Znalostná báza	Odpovede → Znalostné bázy	áno, ak niektorá kategória pripravuje odpovede
Odpovede	Odpovede → Podpis	odporúčaný
Triedenie	Triedenie → uložiť	áno (aspoň jedna zapnutá kategória)
Kontrola a spustenie	Schvaľovanie, potom spustenie	—

Kroky sa odškrtnú samy, hneď ako sa dokončí fáza nastavenia agenta (napr. analýza pošty); stránku nemusíte obnovovať.

Keď je všetko povinné hotové, stav sa zmení na Pripravený na spustenie a agenta spustíte prepínačom v hlavičke — pozri E-mailoví agenti.

Kto to môže robiť

Úloha	Potrebné právo (Matica práv → Agenti)
vidieť nastavenia	Nastavenia agentov → Zobraziť
meniť nastavenia, pripájať schránku, vyberať bázy	Nastavenia agentov → Upraviť
byť v zozname Schvaľovatelia	Schvaľovanie a odoslanie → Upraviť

Časté otázky a problémy

„Heslo alebo meno nesedí. Pri Gmaile treba heslo pre aplikácie, nie bežné heslo.“ Pri IMAP pripojení Gmailu potrebujete heslo pre aplikácie (vyžaduje dvojstupňové overenie). Ľahšie je zvoliť kartu Google Workspace a Prihlásiť sa cez Google.

„K schránke sa nepodarilo pripojiť. Skontrolujte adresu alebo rozšírené nastavenia.“ Skontrolujte Server, Port a Zabezpečenie v oboch častiach.

„Čítanie funguje, ale odosielanie odmietlo prihlásenie.“ IMAP je v poriadku, SMTP server odmietol prihlásenie. Skontrolujte SMTP údaje u svojho hostingu.

„Vyplňte IMAP a SMTP server aj porty.“ Niektoré z polí Server alebo Port je prázdne.

„Táto schránka je už pripojená k inému agentovi.“ Jedna schránka môže patriť len jednému agentovi. Odpojte ju z druhého agenta alebo použite inú schránku.

„Server alebo prihlasovacie údaje sa zmenili - zadajte heslo znova.“ Zmenili ste server alebo meno — zadajte heslo a otestujte pripojenie.

„Prihlásenie cez Microsoft bolo zrušené.“ / „Odkaz na prihlásenie vypršal. Skúste to znova.“ Prihlásenie sa nedokončilo. Kliknite znova na Prihlásiť sa cez Microsoft.

„Prihlásenie cez Microsoft zatiaľ nie je na platforme nastavené.“ Prihlásenie cez Microsoft nie je na platforme zapnuté. Kontaktujte podporu.

„Zadajte, komu sa majú e-maily preposielať“ Niektorá kategória má akciu Preposlať kolegovi a pole Komu preposielať je prázdne.

„Každá kategória potrebuje názov“ Vlastná kategória nemá vyplnený Názov kategórie.

„Vyberte aspoň jedného schvaľovateľa“ V sekcii Schvaľovanie je pole Schvaľovatelia prázdne.

„V schránke sme nenašli žiadne odoslané odpovede, z ktorých by sa agent naučil.“ Znalostná báza z pošty sa nevytvorí. Pridajte bázu ručne (cenník, časté otázky, informácie z webu) v AI → Znalosti a vyberte ju v Odpovede → Znalostné bázy.

Pri záložke Nastavenia alebo Agent svieti červená bodka. V niektorej jej sekcii chýba niečo povinné na spustenie. Kým to nedoplníte, nový agent sa nedá spustiť.

Polia sa nedajú meniť. Chýba vám právo Nastavenia agentov → Upraviť.

Súvisiace

• E-mailoví agenti
• Na schválenie
• Ako spustiť e-mailového agenta od nuly
• Znalosti
• Komunikačné kanály — pripojenie Telegramu
• Nastavenia organizácie — logo a údaje firmy