Upomienky
Na čo to slúži
Obrazovka Upomienky je záznam všetkých e-mailových upomienok, ktoré aplikácia poslala zákazníkom k neuhradeným zálohovým faktúram. Upomienky odchádzajú automaticky v piatich vlnách okolo dňa splatnosti zálohovej faktúry a nesú jej PDF. Na tejto obrazovke skontrolujete, komu a kedy upomienka odišla, a hlavne ktorá zlyhala alebo bola preskočená a prečo.
Kde to nájdem
V ľavom menu kliknite na Predaj a v rozbalenej ponuke na Upomienky (adresa /dashboard/store/order?tab=reminders).
Upomienky jednej objednávky vidíte aj v detaile objednávky v karte Upomienky (pozri Objednávky).
Predtým než začnete: kedy sa upomienky posielajú
Upomienky sa neposielajú ručne — na obrazovke Upomienky nie je tlačidlo na odoslanie. Aplikácia ich posiela sama, ak sú splnené všetky tieto podmienky:
- Organizácia má pripojeného poskytovateľa fakturácie, ktorý vie overiť, či je doklad uhradený (FAPI) — pozri Fakturácia.
- K objednávke bola vystavená zálohová faktúra a nie je uhradená ani zrušená.
- Objednávka je v stave Čaká na platbu a nie je to jednoklikový upsell.
- V Organizácia → Nastavenia → Transakčné e-maily je zapnutý e-mail danej vlny (napr. Upomienka — deň pred splatnosťou). Postup zapnutia je v kapitole Fakturácia.
- Objednávka vznikla až po prvom zapnutí upomienok. Staršie objednávky aplikácia zámerne nechá tak, aby po zapnutí nezačala upomínať za staré, dávno vybavené zálohy.
Na prezeranie obrazovky potrebujete právo Predaj → Objednávky → Zobraziť.
Vlny upomienok
Upomienky sa posielajú podľa dátumu splatnosti zálohovej faktúry:
| Vlna (stĺpec Upomienka) | Kedy odíde | E-mail v transakčných e-mailoch |
|---|---|---|
| Deň pred splatnosťou | deň pred splatnosťou | Upomienka — deň pred splatnosťou |
| V deň splatnosti | v deň splatnosti | Upomienka — v deň splatnosti |
| 1 deň po splatnosti | deň po splatnosti | Upomienka — 1 deň po splatnosti |
| 3 dni po splatnosti | tri dni po splatnosti | Upomienka — 3 dni po splatnosti |
| 7 dní po splatnosti | sedem dní po splatnosti — posledná | Upomienka — 7 dní po splatnosti |
Ďalšie pravidlá:
- Upomienky odchádzajú len medzi 9:00 a 18:00 (časové pásmo Praha/Bratislava); kontrola beží každú hodinu.
- Tesne pred odoslaním sa aplikácia opýta fakturačného nástroja, či zákazník medzitým nezaplatil. Ak áno, upomienka neodíde.
- Zákazník dostane k jednej objednávke najviac jednu upomienku za deň.
- Každá vlna sa dá zapnúť alebo vypnúť samostatne. Vypnutá vlna sa preskočí bez záznamu.
- Každá vlna patrí len k svojmu jednému dňu. Ak v ten deň neodíde (vlna bola vypnutá, zlyhala alebo chýbalo PDF), na druhý deň sa už dodatočne nepošle — na rad príde až ďalšia vlna.
- Pre objednávky z konkrétneho formulára môže upomienku zmeniť pravidlo e-mailu v automatizáciách formulára.
- Pri predaji na splátky sa upomína zálohová faktúra prvej splátky a upomienka uvádza sumu tejto splátky.
Čo vidím na obrazovke Upomienky
Na obrazovke Predaj → Upomienky je:
- Záložky stavu Všetko, Odoslané, Zlyhalo, Preskočené — s počtami.
- Vyhľadávanie Hľadať podľa e-mailu alebo čísla objednávky… a tlačidlo Filtre.
- Tabuľka a stránkovanie (Riadkov na stranu 10, 25, 50, 100).
| Stĺpec | Čo znamená |
|---|---|
| Odoslané | dátum a čas, kedy aplikácia upomienku spracovala |
| Objednávka | číslo objednávky — kliknutím otvoríte detail objednávky |
| Príjemca | e-mail, na ktorý upomienka išla |
| Upomienka | vlna, napr. 3 dni po splatnosti |
| Stav | Odoslané, Zlyhalo alebo Preskočené; pri zlyhaní a preskočení je pod stavom dôvod |
Riadky nemajú menu „…“ — jediná akcia je preklik na objednávku.
Stavy upomienky
| Stav | Význam | Čo s tým |
|---|---|---|
| Odoslané | e-mail bol odovzdaný na odoslanie | nič |
| Zlyhalo | e-mail sa nepodarilo odoslať ani po opakovaných pokusoch | aplikácia vlnu skúsi znova pri ďalšej hodinovej kontrole, ale len v ten istý deň (do 18:00); ak zlyháva stále, skontrolujte e-mail zákazníka v objednávke |
| Preskočené | upomienka neodišla, lebo sa nepodarilo získať PDF zálohovej faktúry (pod stavom je technický dôvod Proforma PDF is not available in storage) | skontrolujte doklad vo fakturačnom nástroji; aplikácia to v ten istý deň skúša znova každú hodinu; e-mail bez PDF by zákazníkovi nepomohol |
Odoslané znamená, že e-mail odišiel z aplikácie — nie že ho zákazník prečítal.
Ako nájsť upomienky jednej objednávky alebo jedného zákazníka
- V ľavom menu kliknite na Predaj → Upomienky.
- Do poľa Hľadať podľa e-mailu alebo čísla objednávky… napíšte e-mail zákazníka alebo číslo objednávky.
Rýchlejšie je otvoriť detail objednávky v Predaj → Objednávky a pozrieť kartu Upomienky.
Ako filtrovať upomienky podľa vlny a dátumu
- V Predaj → Upomienky kliknite na Filtre.
- V okne Filtrovať údaje vyberte Upomienka (Všetko alebo jedna z piatich vĺn).
- Nastavte Od a Do (dátum odoslania). Ak je Do pred Od, zobrazí sa Neplatný rozsah.
- Kliknite na Hotovo. Resetovať zruší všetky filtre.
Aktívne filtre sú ako štítky nad tabuľkou (napr. Odoslané od), krížikom ich zrušíte.
Ako zastaviť upomienky
- Jednej objednávke: objednávku zrušte (Predaj → Objednávky → detail → Zmeniť stav → Zrušené) alebo ju označte ako zaplatenú. Zrušením sa zruší aj zálohová faktúra a upomienky prestanú.
- Celej organizácii alebo jednej vlne: v Organizácia → Nastavenia → Transakčné e-maily vypnite e-maily Upomienka — … (pozri Fakturácia).
Ako overiť, že upomienky fungujú
- Skontrolujte, že je pripojené FAPI a zapnuté aspoň jedna vlna upomienok.
- Vytvorte skúšobnú objednávku s platbou prevodom (vznikne zálohová faktúra) a nezaplaťte ju.
- V deň pred splatnosťou (medzi 9:00 a 18:00) sa v Predaj → Upomienky objaví riadok Deň pred splatnosťou so stavom Odoslané.
- V detaile objednávky v karte História pribudne Upomienka odoslaná: Deň pred splatnosťou.
Kto to môže robiť
| Čo chcete robiť | Potrebné právo |
|---|---|
| vidieť obrazovku Upomienky a kartu Upomienky v objednávke | Predaj → Objednávky → Zobraziť |
| zapnúť alebo vypnúť upomienky a upraviť ich text | právo upravovať nastavenia organizácie (pozri Nastavenia organizácie) |
Časté otázky a problémy
Prečo neodišla žiadna upomienka? Najčastejšie: vlny nie sú zapnuté v transakčných e-mailoch, objednávka vznikla pred zapnutím upomienok, poskytovateľ fakturácie nie je FAPI, objednávka nemá zálohovú faktúru, alebo je už zaplatená či zrušená.
Zákazník zaplatil, a upomienka aj tak odišla. Platba prevodom sa do fakturačného nástroja dostane s oneskorením. Aplikácia sa pred každou upomienkou pýta na stav dokladu, ale ak FAPI platbu ešte nespárovalo, upomienka môže odísť.
Prečo je upomienka „Preskočené“? Aplikácii sa nepodarilo získať PDF zálohovej faktúry od fakturačného nástroja — pod stavom je dôvod Proforma PDF is not available in storage. Skontrolujte, či doklad vo fakturačnom nástroji existuje.
Dá sa upomienka poslať ručne alebo znova? Nie. Na zálohovú faktúru ku splátke môžete poslať novú výzvu len cez Odoslať predfaktúru v karte Splátky objednávky, ak splátka ešte zálohovú faktúru nemá.
Kde zmením splatnosť zálohovej faktúry? V nastaveniach poskytovateľa fakturácie (pozri Fakturácia).
Súvisiace
- Objednávky — karta Upomienky a História v detaile
- Fakturácia — zálohové faktúry, splatnosť, zapnutie upomienok
- Predaj na splátky
- Nastavenia organizácie