Upomínky

K čemu to slouží

Obrazovka Upomínky je záznam všech e-mailových upomínek, které aplikace poslala zákazníkům k neuhrazeným zálohovým fakturám. Upomínky odcházejí automaticky v pěti vlnách kolem dne splatnosti zálohové faktury a nesou její PDF. Na této obrazovce zkontrolujete, komu a kdy upomínka odešla, a hlavně která selhala nebo byla přeskočena a proč.

Kde to najdu

V levém menu klikněte na Prodej a v rozbalené nabídce na Upomínky (adresa /dashboard/store/order?tab=reminders).

Upomínky jedné objednávky vidíte i v detailu objednávky v kartě Upomínky (viz Objednávky).

Než začnete: kdy se upomínky posílají

Upomínky se neposílají ručně — na obrazovce Upomínky není tlačítko pro odeslání. Aplikace je posílá sama, pokud jsou splněny všechny tyto podmínky:

1. Organizace má připojeného poskytovatele fakturace, který umí ověřit, zda je doklad uhrazen (FAPI) — viz Fakturace.
2. K objednávce byla vystavena zálohová faktura a není uhrazená ani zrušená.
3. Objednávka je ve stavu Čeká na platbu a není to jednoklikový upsell.
4. V Organizace → Nastavení → Transakční e-maily je zapnutý e-mail dané vlny (např. Upomínka — den před splatností). Postup zapnutí je v kapitole Fakturace.
5. Objednávka vznikla až po prvním zapnutí upomínek. Starší objednávky aplikace záměrně nechá být, aby po zapnutí nezačala upomínat staré, dávno vyřízené zálohy.

K prohlížení obrazovky potřebujete právo Prodej → Objednávky → Zobrazit.

Vlny upomínek

Upomínky se posílají podle data splatnosti zálohové faktury:

Vlna (sloupec Upomínka)	Kdy odejde	E-mail v transakčních e-mailech
Den před splatností	den před splatností	Upomínka — den před splatností
V den splatnosti	v den splatnosti	Upomínka — v den splatnosti
1 den po splatnosti	den po splatnosti	Upomínka — 1 den po splatnosti
3 dny po splatnosti	tři dny po splatnosti	Upomínka — 3 dny po splatnosti
7 dní po splatnosti	sedm dní po splatnosti — poslední	Upomínka — 7 dní po splatnosti

Další pravidla:

• Upomínky odcházejí jen mezi 9:00 a 18:00 (časové pásmo Praha); kontrola běží každou hodinu.
• Těsně před odesláním se aplikace zeptá fakturačního nástroje, zda zákazník mezitím nezaplatil. Pokud ano, upomínka neodejde.
• Zákazník dostane k jedné objednávce nejvýše jednu upomínku za den.
• Každou vlnu lze zapnout nebo vypnout samostatně. Vypnutá vlna se přeskočí bez záznamu.
• Každá vlna patří jen ke svému jednomu dni. Pokud v ten den neodejde (vlna byla vypnutá, selhala nebo chybělo PDF), druhý den se už dodatečně nepošle — na řadu přijde až další vlna.
• Pro objednávky z konkrétního formuláře může upomínku změnit pravidlo e-mailu v automatizacích formuláře.
• U prodeje na splátky se upomíná zálohová faktura první splátky a upomínka uvádí částku této splátky.

Co vidím na obrazovce Upomínky

Na obrazovce Prodej → Upomínky je:

1. Záložky stavu Vše, Odesláno, Selhalo, Přeskočeno — s počty.
2. Vyhledávání Hledat podle e-mailu nebo čísla objednávky… a tlačítko Filtry.
3. Tabulka a stránkování (Řádků na stránku 10, 25, 50, 100).

Sloupec	Co znamená
Odesláno	datum a čas, kdy aplikace upomínku zpracovala
Objednávka	číslo objednávky — kliknutím otevřete detail objednávky
Příjemce	e-mail, na který upomínka šla
Upomínka	vlna, např. 3 dny po splatnosti
Stav	Odesláno, Selhalo nebo Přeskočeno; u selhání a přeskočení je pod stavem důvod

Řádky nemají menu „…“ — jedinou akcí je proklik na objednávku.

Stavy upomínky

Stav	Význam	Co s tím
Odesláno	e-mail byl předán k odeslání	nic
Selhalo	e-mail se nepodařilo odeslat ani po opakovaných pokusech	aplikace vlnu zkusí znovu při další hodinové kontrole, ale jen v tentýž den (do 18:00); pokud selhává stále, zkontrolujte e-mail zákazníka v objednávce
Přeskočeno	upomínka neodešla, protože se nepodařilo získat PDF zálohové faktury (pod stavem je technický důvod Proforma PDF is not available in storage)	zkontrolujte doklad ve fakturačním nástroji; aplikace to v tentýž den zkouší znovu každou hodinu; e-mail bez PDF by zákazníkovi nepomohl

Odesláno znamená, že e-mail odešel z aplikace — ne že ho zákazník přečetl.

Jak najít upomínky jedné objednávky nebo jednoho zákazníka

1. V levém menu klikněte na Prodej → Upomínky.
2. Do pole Hledat podle e-mailu nebo čísla objednávky… napište e-mail zákazníka nebo číslo objednávky.

Rychlejší je otevřít detail objednávky v Prodej → Objednávky a podívat se do karty Upomínky.

Jak filtrovat upomínky podle vlny a data

1. V Prodej → Upomínky klikněte na Filtry.
2. V okně Filtrovat údaje vyberte Upomínka (Vše nebo jedna z pěti vln).
3. Nastavte Od a Do (datum odeslání). Pokud je Do před Od, zobrazí se Neplatný rozsah.
4. Klikněte na Hotovo. Resetovat zruší všechny filtry.

Aktivní filtry jsou jako štítky nad tabulkou (např. Odesláno od), křížkem je zrušíte.

Jak zastavit upomínky

• Jedné objednávce: objednávku zrušte (Prodej → Objednávky → detail → Změnit stav → Zrušeno) nebo ji označte jako zaplacenou. Zrušením se zruší i zálohová faktura a upomínky přestanou.
• Celé organizaci nebo jedné vlně: v Organizace → Nastavení → Transakční e-maily vypněte e-maily Upomínka — … (viz Fakturace).

Jak ověřit, že upomínky fungují

1. Zkontrolujte, že je připojené FAPI a zapnutá alespoň jedna vlna upomínek.
2. Vytvořte zkušební objednávku s platbou převodem (vznikne zálohová faktura) a nezaplaťte ji.
3. Den před splatností (mezi 9:00 a 18:00) se v Prodej → Upomínky objeví řádek Den před splatností se stavem Odesláno.
4. V detailu objednávky v kartě Historie přibude Upomínka odeslána: Den před splatností.

Kdo to může dělat

Co chcete dělat	Potřebné právo
vidět obrazovku Upomínky a kartu Upomínky v objednávce	Prodej → Objednávky → Zobrazit
zapnout nebo vypnout upomínky a upravit jejich text	právo upravovat nastavení organizace (viz Nastavení organizace)

Časté otázky a problémy

Proč neodešla žádná upomínka? Nejčastěji: vlny nejsou zapnuté v transakčních e-mailech, objednávka vznikla před zapnutím upomínek, poskytovatel fakturace není FAPI, objednávka nemá zálohovou fakturu, nebo je už zaplacená či zrušená.

Zákazník zaplatil, a upomínka přesto odešla. Platba převodem se do fakturačního nástroje dostane se zpožděním. Aplikace se před každou upomínkou ptá na stav dokladu, ale pokud FAPI platbu ještě nespárovalo, upomínka může odejít.

Proč je upomínka „Přeskočeno“? Aplikaci se nepodařilo získat PDF zálohové faktury od fakturačního nástroje — pod stavem je důvod Proforma PDF is not available in storage. Zkontrolujte, zda doklad ve fakturačním nástroji existuje.

Dá se upomínka poslat ručně nebo znovu? Ne. Na zálohovou fakturu ke splátce můžete poslat novou výzvu jen přes Odeslat zálohovou fakturu v kartě Splátky objednávky, pokud splátka ještě zálohovou fakturu nemá.

Kde změním splatnost zálohové faktury? V nastavení poskytovatele fakturace (viz Fakturace).

Související

• Objednávky — karta Upomínky a Historie v detailu
• Fakturace — zálohové faktury, splatnost, zapnutí upomínek
• Prodej na splátky
• Nastavení organizace