Fakturace

K čemu to slouží

Fakturace určuje, kdo vystavuje doklady k vašim objednávkám a kdy je zákazník dostane. Doubleros faktury sám nečísluje — vystavuje je váš fakturační nástroj (FAPI, iDoklad nebo POHODA). Doubleros mu po zaplacení předá objednávku, uloží si číslo a PDF dokladu a pošle zákazníkovi e-mail.

S FAPI navíc umí Doubleros vystavit ke každé nové objednávce zálohovou fakturu (proformu) a automaticky posílat upomínky k její úhradě.

Kde to najdu

• Poskytovatel fakturace: v levém menu Organizace → Integrace, v záložkách Poskytovatel fakturace. Přímá adresa: /dashboard/organization/integrations?integration=invoicing.
• E-maily s doklady a upomínky: v levém menu Organizace → Nastavení, v záložkách Transakční e-maily.
• Doklady konkrétní objednávky: Prodej → Objednávky → otevřete objednávku → tlačítka Zálohová faktura a Faktura vpravo nahoře (viz Objednávky).
• Odeslané upomínky: Prodej → Upomínky (viz Upomínky).

Který nástroj zvolit

Nástroj	Faktura po zaplacení	Zálohová faktura a upomínky	Jak se doklad dostane do nástroje
FAPI	ano, automaticky	ano	Doubleros vytvoří doklad přímo ve FAPI
iDoklad	ano, automaticky	ne	Doubleros pošle uhrazenou objednávku do iDokladu, ten vytvoří fakturu
POHODA	ne automaticky	ne	ručně: XML export v Prodej → Exporty a import do POHODY
Žádný	ne	ne	—

Bez fakturačního nástroje Doubleros k objednávkám doklady nevystavuje.

Než začnete

1. Fakturační údaje organizace — v Organizace → Nastavení → Fakturační údaje (IČO, DIČ, adresa). Pro POHODU je IČO povinné.
2. Účet ve fakturačním nástroji — přístup do FAPI (uživatelské jméno a API klíč), do iDokladu (vlastní OAuth aplikace s Client ID a Client Secret) nebo do POHODY.
3. Platební brána — pokud chcete přijímat platby online, viz Platební brána.
4. Oprávnění — Organizace → Nastavení → Upravit.

Jak připojit FAPI

1. V levém menu klikněte na Organizace → Integrace.
2. V záložkách klikněte na Poskytovatel fakturace.
3. V poli Poskytovatel fakturace vyberte FAPI.
4. Vyplňte FAPI Uživatelské jméno (e-mail, kterým se přihlašujete do FAPI).
5. Vyplňte API Klíč z FAPI.
6. Klikněte na Uložit dole v panelu. Zobrazí se Organizace byla úspěšně aktualizována.
7. Seznam formulářů se načte z FAPI. V poli FAPI formulář vyberte výchozí formulář FAPI, pod který se mají řadit doklady.
8. Volitelně v poli FAPI formulář pro eshop vyberte jiný formulář pro objednávky z eshopu.
9. V poli Splatnost zálohové faktury (dny) zadejte splatnost nebo ho nechte prázdné.
10. Volitelně zapněte Synchronizovat nákupy z FAPI.
11. Zkontrolujte Režim DPH ve spodní části panelu (viz DPH).
12. Klikněte na Uložit.

Pod poli je upozornění: Doubleros vytvoří fakturu přímo ve FAPI až po přijetí platby. FAPI zákazníkovi neposílá žádné e-maily; jejich odesílatele, vzhled a obsah nastavíte v systémových e-mailech organizace.

Pole	Povinné	Co znamená	Omezení / výchozí hodnota
FAPI Uživatelské jméno	ano (formulář ho nevynutí, bez něj ale FAPI nefunguje)	přihlašovací jméno do FAPI	—
API Klíč	ano (formulář ho nevynutí, bez něj ale FAPI nefunguje)	API klíč z FAPI	po uložení skrytý; prázdné pole = ponechat uložený
FAPI formulář	ne	Výchozí formulář pro všechny doklady, které nemají vlastní nastavení.	seznam se načte z FAPI
FAPI formulář pro eshop	ne	Použije se pro objednávky z eshopu; pro vše ostatní platí výchozí formulář.	—
Splatnost zálohové faktury (dny)	ne	za kolik dní od vystavení je zálohová faktura splatná	1 až 60; prázdné = 14 dní; platí jen pro nové zálohové faktury
Synchronizovat nákupy z FAPI	ne	Každou noc stáhne faktury z FAPI a vytvoří k nim klienty a obchodní případy v CRM. Nezávislé na vystavování faktur.	výchozí vypnuto
Režim DPH	ano	Tuzemsko — vždy sazba vaší země, OSS — sazba podle země zákazníka nebo Neplátce DPH — prodáváte bez DPH	OSS zvolte jen tehdy, pokud jste registrováni v systému One-Stop-Shop (OSS). Viz DPH

FAPI formulář na konkrétním formuláři

Pod jiný formulář FAPI lze zařadit i objednávky z jednoho konkrétního formuláře: v editoru formuláře na kartě Fakturace v poli FAPI formulář (Přebíjí nastavení projektu i organizace.).

Jak připojit iDoklad

1. V levém menu klikněte na Organizace → Integrace → Poskytovatel fakturace.
2. V poli Poskytovatel fakturace vyberte iDoklad.
3. Vyplňte iDoklad Client ID a iDoklad Client Secret své OAuth aplikace v iDokladu. Callback aplikace nastavte na veřejnou adresu backendu /api/invoicing/idoklad/callback (jak říká text pod polem).
4. Klikněte na Propojit v modrém rámečku Propojte iDoklad účet organizace. …. Tlačítko je neaktivní, dokud nejsou vyplněné Client ID i Client Secret.
5. Přihlaste se do iDokladu a přístup povolte. Po návratu se zobrazí zelený rámeček Organizace je propojena s iDokladem.
6. V poli Fakturační šablona vyberte šablonu (Šablona určuje číselnou řadu, splatnost, bankovní účet a ostatní nastavení dokladu.).
7. Klikněte na Uložit.

Štítek Připojeno se u iDokladu zobrazí až tehdy, když je účet propojený a vybraná šablona. Odpojíte ho tlačítkem Odpojit v zeleném rámečku.

Jak nastavit POHODU

1. V levém menu klikněte na Organizace → Integrace → Poskytovatel fakturace.
2. V poli Poskytovatel fakturace vyberte POHODA.
3. Klikněte na Uložit.

Zobrazí se rámeček Uhrazené objednávky vyexportujete v Prodej → Exporty do XML. Po importu do POHODY nahrajete odpověď zpět a Doubleros uloží čísla vytvořených faktur. s tlačítkem Otevřít exporty. Postup exportu je v kapitole Exporty.

Kdy vznikají doklady

Moment	Co se stane	Nástroj
objednávka vznikne a není zaplacená	vystaví se zálohová faktura a zákazník ji dostane e-mailem s PDF — jen pokud je zapnutý e-mail Zálohová faktura	jen FAPI
zákazník zaplatí bránou	objednávka se označí Zaplaceno, vystaví se faktura (u FAPI se ze zálohové faktury stane daňový doklad)	FAPI, iDoklad
zákazník zaplatí převodem podle zálohové faktury	FAPI platbu spáruje, Doubleros to zjistí při pravidelné synchronizaci a objednávku označí Zaplaceno	FAPI
objednávku ručně označíte jako zaplacenou	stejně jako při platbě bránou	FAPI, iDoklad
objednávka se zruší před zaplacením	neuhrazená zálohová faktura se ve FAPI stornuje	FAPI
ruční export	faktury vzniknou v POHODĚ, Doubleros si uloží jejich čísla z odpovědi	POHODA

Další pravidla:

• Objednávka zdarma (celková částka 0) se označí jako zaplacená hned a nedostane zálohovou fakturu ani fakturu.
• Prodej na splátky: každá splátka má vlastní doklad. Zálohová faktura se při vzniku objednávky vystaví jen na první splátku. Viz Prodej na splátky.
• Pokud fakturační nástroj právě neodpovídá, Doubleros vystavení zkouší znovu automaticky; objednávka se mezitím normálně zaplatí.
• Doklad vždy odpovídá objednávce v době nákupu — pozdější úpravy produktu ho nemění.

Jak zapnout zálohové faktury (jen FAPI)

Zálohová faktura se vystavuje ke každé nové nezaplacené objednávce bez ohledu na způsob platby. Zapíná a vypíná se jedním přepínačem — e-mailem Zálohová faktura. Dokud je e-mail vypnutý, doklad se vůbec nevystavuje.

1. Ujistěte se, že Poskytovatel fakturace je FAPI (jinak se skupina Zálohová faktura v e-mailech nezobrazí).
2. V levém menu klikněte na Organizace → Nastavení.
3. V záložkách klikněte na Transakční e-maily.
4. Klikněte na skupinu Zálohová faktura — skupiny jsou po otevření stránky sbalené.
5. U šablony Zálohová faktura zapněte přepínač (Vystaví zálohovou fakturu po objednávce a pošle ji zákazníkovi. Vypnutím se doklad přestane vystavovat.).
6. Volitelně klikněte na šablonu, rozbalte ji a upravte Předmět e-mailu a Text e-mailu.
7. Klikněte na Uložit dole na stránce.

Zálohová faktura je ve výchozím stavu vypnutá. Splatnost nastavíte ve Splatnost zálohové faktury (dny) u FAPI. E-mail se zálohovou fakturou má PDF v příloze a tlačítko Zaplatit; bez PDF neodejde — počká, až FAPI PDF vygeneruje.

Jak nastavit upomínky k neuhrazeným zálohovým fakturám (jen FAPI)

Doubleros posílá upomínky v pěti vlnách kolem splatnosti neuhrazené zálohové faktury. Každou vlnu zapínáte zvlášť.

Šablona ve skupině Upomínky k úhradě	Kdy odejde
Upomínka — den před splatností	den před splatností
Upomínka — v den splatnosti	v den splatnosti
Upomínka — 1 den po splatnosti	1 den po splatnosti
Upomínka — 3 dny po splatnosti	3 dny po splatnosti
Upomínka — 7 dní po splatnosti	7 dní po splatnosti (poslední)

1. V levém menu klikněte na Organizace → Nastavení.
2. V záložkách klikněte na Transakční e-maily.
3. Klikněte na skupinu Upomínky k úhradě, aby se rozbalila.
4. U vln, které chcete posílat, zapněte přepínač.
5. Volitelně šablonu rozbalte a upravte její text.
6. Klikněte na Uložit dole na stránce.

Pravidla odesílání:

• Upomínky jsou ve výchozím stavu vypnuté.
• Odcházejí jen v pracovní době 9:00 – 18:00 (časové pásmo Praha); kontrola běží každou hodinu.
• Zákazník dostane nejvýše jednu upomínku denně k jedné objednávce.
• Těsně před odesláním se Doubleros zeptá FAPI, zda už není zaplaceno — zaplacenou objednávku nikdy neupomíná.
• Upomínka má v příloze PDF zálohové faktury. Pokud PDF chybí, upomínka se přeskočí.
• Zaplacená, zrušená objednávka a objednávka zdarma se neupomínají.

Každou odeslanou, neúspěšnou i přeskočenou upomínku najdete v Prodej → Upomínky a u objednávky v kartě upomínek. Viz Upomínky.

Jak upravit e-maily s doklady

Všechny e-maily, které zákazník dostane k objednávce, jsou v Organizace → Nastavení → Transakční e-maily. Nahoře nastavíte Jméno odesílatele a Adresa pro odpověď, pod nimi jsou Systémové šablony ve skupinách:

Skupina	Šablony	Kdy se zobrazí
Objednávka a platba	Potvrzení objednávky, Potvrzení platby, Faktura, Zrušení objednávky	vždy
Zálohová faktura	Zálohová faktura	jen u FAPI
Upomínky k úhradě	pět vln (tabulka výše)	jen u FAPI
Splátky	Přijatá splátka, Neúspěšná splátka	jen pokud organizace může prodávat na splátky
Členská sekce	přístup ke kurzu, konec přístupu, Nastavení hesla	vždy

Postup úpravy jedné šablony:

1. V levém menu klikněte na Organizace → Nastavení → Transakční e-maily.
2. Pokud máte více jazyků, přepínačem Jazyk šablon vyberte jazyk.
3. Klikněte na skupinu (např. Objednávka a platba) — rozbalí se seznam šablon.
4. U šablony zapněte nebo vypněte přepínač (Zapnuto / Vypnuto).
5. Klikněte na šablonu, aby se rozbalila, a upravte Předmět e-mailu a Text e-mailu. Zobrazený je systémový text; po úpravě se uloží jako vlastní text organizace.
6. Tlačítkem Obnovit výchozí text se vrátíte k systémovému textu.
7. Klikněte na Uložit dole na stránce.

Vypnutý e-mail lze upravovat dopředu (E-mail je vypnutý — text si klidně připravte dopředu, odesílat se začne až po zapnutí.). Šablonu Nastavení hesla nelze vypnout (Vždy se odešle). Pokud jste nikdy neměnili Přijatá splátka, přebírá zapnutí od Potvrzení platby.

Jak ověřit, že to funguje

1. Vytvořte zkušební objednávku na publikovaném prodejním formuláři a nezaplaťte ji.
2. V Prodej → Objednávky ji otevřete — u FAPI se zapnutou zálohovou fakturou má vpravo nahoře tlačítko Zálohová faktura; zákazník (vy) dostane e-mail s PDF.
3. Objednávku zaplaťte (nebo ji v detailu označte přes Změnit stav jako Zaplaceno).
4. Po chvíli se v detailu objeví tlačítko Faktura a přijde e-mail Faktura.
5. Ve FAPI / iDokladu zkontrolujte, že doklad vznikl pod správným formulářem nebo šablonou.

Kdo to může dělat

Akce	Potřebné oprávnění (matice oprávnění)
zobrazit Poskytovatel fakturace a Transakční e-maily	Organizace → Nastavení → Zobrazit
měnit nástroj, klíče, splatnost, e-maily	Organizace → Nastavení → Upravit
otevřít PDF dokladu u objednávky	Prodej → Objednávky → Zobrazit

Časté dotazy a problémy

V Transakčních e-mailech nevidím Zálohovou fakturu ani upomínky. Zobrazují se jen tehdy, když je Poskytovatel fakturace uložený jako FAPI.

Proč dostal zákazník zálohovou fakturu, i když platil kartou? Zálohová faktura se vystavuje ke každé nové objednávce ještě před platbou. E-mail obsahuje větu Pokud jste již zaplatili kartou nebo přes platební bránu, neplaťte ji znovu — daňový doklad vám pošleme hned po připsání platby. Pokud to nechcete, vypněte e-mail Zálohová faktura.

Hlášení „Zadejte počet dní od 1 do 60.“Splatnost zálohové faktury (dny) musí být celé číslo od 1 do 60, nebo prázdné pole (14 dní).

Hlášení „Jako fakturační nástroj organizace nejprve vyberte FAPI.“ nebo „V nastavení organizace zadejte přihlašovací jméno a API klíč pro FAPI.“ FAPI není zvolené nebo chybí přihlašovací údaje. Doplňte je a klikněte na Uložit.

Hlášení „Autorizace iDokladu vypršela. Propojte účet znovu.“ Klikněte na Odpojit a znovu na Propojit.

Zákazník zaplatil převodem a objednávka je stále nezaplacená. Platby převodem páruje FAPI se zálohovou fakturou; Doubleros to zjistí při nejbližší synchronizaci s FAPI. Pokud zákazník platil s jiným variabilním symbolem, označte objednávku jako zaplacenou ručně.

Lze vystavit dobropis nebo vrátit peníze? Ne. Vrácení peněz ani dobropisy Doubleros nevytváří; řešte je přímo v bráně a ve fakturačním nástroji.

Související

• Platební brána
• DPH — režim DPH a sazby
• Upomínky — přehled odeslaných upomínek
• Exporty — export do POHODY
• Objednávky — doklady u objednávky
• Prodej na splátky