Skupiny
K čemu to slouží
Skupina je pojmenovaný seznam klientů – například Účastníci webináře, Kupující kurzu nebo VIP zákazníci. Se stejnou množinou lidí pak pracujete opakovaně: filtrujete podle ní klienty a určujete jí publikum live eventu.
Skupina se naplňuje dvěma způsoby:
| Způsob naplňování | Jak funguje |
|---|---|
| Manuální | klienty přidáváte a odebíráte ručně |
| Automatická | klienti se zařazují podle pravidel (koupil produkt, odeslal formulář, má obchodní případ ve stavu…); ručně přidaní a vyloučení klienti jsou výjimky |
Kde to najdu
- V levém menu klikněte na CRM – položka se rozbalí.
- Klikněte na podpoložku Skupiny.
Co vidím v seznamu skupin
Vpravo nahoře je tlačítko Vytvořit skupinu.
Záložky nad tabulkou:
| Záložka | Co ukazuje |
|---|---|
| Vše | skupiny, ke kterým máte přístup |
| Moje | skupiny, jejichž jste vlastníkem |
| Sdílené | skupiny sdílené s celou organizací nebo s vámi |
Sloupce tabulky:
| Sloupec | Co znamená |
|---|---|
| Název skupiny | název, pod ním Manuální nebo Automatická; u automatické skupiny štítek stavu; štítek Sdílené, pokud je skupina sdílená s organizací |
| Vlastník | kdo skupinu vytvořil |
| Klienti | počet klientů ve skupině |
| Vytvořeno | datum vytvoření |
Menu „…“ na konci řádku: Nastavení a Smazat – jen u vlastních skupin nebo s plnými právy.
Kliknutím na řádek otevřete detail skupiny.
Hledat hledá v názvu, popisu a jménu vlastníka. Filtry nabízejí Režim (Manuální / Automatická), Stav, Vlastník, Sdílení (Sdílené s organizací / Soukromé) a Vytvořeno od / Vytvořeno do.
Stavy automatické skupiny
| Stav | Význam |
|---|---|
| Koncept | automatická skupina je vytvořená, pravidla ještě nejsou zapnutá |
| Aktivní | automatické přidávání je zapnuté |
| Pozastavená | automatické přidávání je vypnuté, podmínky zůstávají uložené |
Manuální skupina stav nezobrazuje.
Jak vytvořit manuální skupinu
Než začnete: potřebujete u řádku Skupiny právo Vytvořit (nebo Vlastní). Klienti, které chcete přidat, musí existovat v CRM → Klienti.
- V levém menu klikněte na CRM → Skupiny.
- Vpravo nahoře klikněte na Vytvořit skupinu. Otevře se okno Vytvořit skupinu.
- Vyplňte pole podle tabulky; Způsob naplňování skupiny nechte Manuální.
- Klikněte na Uložit.
| Pole | Povinné | Co znamená | Omezení / výchozí hodnota |
|---|---|---|---|
| Název skupiny | ano | jak skupinu poznáte v seznamech | – |
| Účel a popis | ne | k čemu skupina slouží | – |
| Způsob naplňování skupiny | ano | Manuální nebo Automatická | výchozí Manuální |
| Sdílené | – | přepínač; zapnutý zpřístupní skupinu dalším lidem | výchozí vypnutý |
| Sdílet konkrétním lidem | – | zobrazí se po zapnutí Sdílené; Všichni lidé = celá organizace s přístupem do CRM, nebo vyberte konkrétní členy | výchozí Všichni lidé; výběr konkrétní osoby zruší Všichni lidé a naopak |
| Klienti (volitelné) | ne | klienti, které chcete přidat hned | jen při vytváření manuální skupiny |
Co se stane po uložení: zobrazí se Úspěšně vytvořeno, vlastníkem skupiny jste vy a skupina přibude do seznamu.
Jak ověřit, že to funguje: v CRM → Skupiny na záložce Moje je nová skupina a ve sloupci Klienti počet přidaných klientů.
Jak přidat klienty do manuální skupiny
- Otevřete CRM → Skupiny a klikněte na řádek skupiny.
- Na záložce Klienti v detailu vpravo nahoře klikněte na Přidat klienty. Otevře se okno Přidat klienty.
- V poli vyhledejte a vyberte klienty (můžete vybrat více).
- Klikněte na Přidat (počet). Bez vybraného klienta je tlačítko neaktivní.
Zobrazí se Klienti byli přidáni do skupiny. Jeden klient může být ve více skupinách najednou.
Jak vytvořit automatickou skupinu s pravidly
Než začnete: produkty, formuláře nebo stavy, podle kterých chcete klienty zařazovat, musí v organizaci existovat. Potřebujete právo Vytvořit (nebo Vlastní) u řádku Skupiny.
- V levém menu klikněte na CRM → Skupiny.
- Vpravo nahoře klikněte na Vytvořit skupinu.
- Vyplňte Název skupiny, případně Účel a popis a sdílení.
- V poli Způsob naplňování skupiny vyberte Automatická. Zobrazí se upozornění Nejprve uložte skupinu…
- Klikněte na Uložit a nastavit pravidla. Skupina se uloží ve stavu Koncept a okno zůstane otevřené – pod formulářem přibude část Automatické přidávání klientů.
- V poli Přidat klienta, který vyberte typ podmínky (tabulka níže) a vyplňte její hodnoty.
- Pokud chcete další podmínku, klikněte na Přidat podmínku a opakujte krok 6.
- Při více podmínkách vyberte v poli Klienta zařadit, když splňuje: Všechny podmínky současně nebo Alespoň jednu podmínku.
- Zapněte přepínač Zapnout automatické přidávání.
- Klikněte na Uložit automatizaci. Tlačítko je neaktivní, dokud některá podmínka nemá vybranou hodnotu.
- Okno zavřete tlačítkem Zrušit.
Typy podmínek:
| Podmínka | Co vyberete | Poznámka |
|---|---|---|
| Koupil produkt | Produkty – jeden nebo více; stačí nákup jednoho z nich | hledá se v celém katalogu včetně nezveřejněných produktů (štítek Nezveřejněný) |
| Koupil konkrétní variantu produktu | Varianty produktů | – |
| Odeslal formulář | Formuláře | – |
| Má obchodní příležitost ve stavu | Stavy obchodních případů | např. Ztraceno |
U podmínek nákupu můžete rozbalit Upřesnit nákup:
- Platnost nákupu – Pouze aktuálně zaplacené nákupy (výchozí), nebo Někdy zakoupil, včetně refundací,
- Zakoupeno od / Zakoupeno do – jen nákupy z daného období (volitelné).
Bez upřesnění platí Zaplacené nákupy, bez omezení data.
Co se stane po uložení: zobrazí se Automatická pravidla byla uložena a skupina má stav Aktivní. Členství se počítá z pravidel průběžně – nový nákup nebo vyplněný formulář se ve skupině projeví bez dalšího kroku.
Jak ověřit, že to funguje: otevřete detail skupiny – na záložce Klienti jsou pod Aktuální členové klienti, kteří pravidla splňují, ve sloupci Způsob přidání mají Pravidla.
Jak změnit pravidla nebo nastavení skupiny
- Otevřete CRM → Skupiny a klikněte na řádek skupiny. Otevře se detail skupiny.
- V záložkách pod nadpisem klikněte na Nastavení.
- Změňte Název skupiny, Účel a popis, Způsob naplňování skupiny nebo sdílení a klikněte na Uložit vpravo nahoře v sekci. Tlačítko je neaktivní, dokud nic nezměníte.
- U automatické skupiny klikněte na záložku Pravidla, upravte podmínky v části Automatické přidávání klientů (Přidat podmínku, Odstranit podmínku) a klikněte na Uložit automatizaci.
Místo detailu můžete v seznamu kliknout v řádku skupiny na „…“ → Nastavení – otevře se okno Nastavení skupiny.
Přepínačem Zapnout automatické přidávání přepínáte stav Aktivní / Pozastavená. Aplikace u něj uvádí: zapnutý – „Po uložení se klienti zařadí podle těchto podmínek.“; vypnutý – „Po uložení bude automatické přidávání vypnuté. Podmínky zůstanou uložené.“
Přepnutí manuální skupiny na automatickou
Pokud manuální skupinu přepnete na Automatická a kliknete na Uložit a nastavit pravidla (v okně) nebo Uložit (na záložce Nastavení detailu), současní členové zůstanou jako ručně přidané výjimky a k nim přibudou klienti, kteří splňují pravidla. Po uložení na záložce Nastavení se sama otevře záložka Pravidla, protože nová automatická skupina ještě nemá pravidlo.
Co vidím v detailu skupiny
- Záhlaví: název, štítky Manuální/Automatická, u automatické skupiny její stav (Koncept, Aktivní, Pozastavená), štítek Sdílené (i když je skupina sdílená jen konkrétním lidem), počet klientů a popis. Vpravo nahoře je tlačítko Přidat klienty – jen na záložce Klienti a jen pro vlastníka nebo s právem upravovat.
- Na široké obrazovce je vlevo seznam vašich skupin pro rychlé přepínání.
- Záložky pod nadpisem: Klienti; Pravidla (jen automatická skupina); Nastavení. Kdo skupinu nesmí spravovat, vidí místo Nastavení záložku O skupině. Přepínání záložek nepřidává kroky do historie prohlížeče – šipka zpět vás vrátí na seznam skupin.
Záložka Klienti:
- Tabulka členů se sloupci Název, Stav (stav kontaktu), Datum přidání, Obchodník a u automatické skupiny Způsob přidání (Pravidla, Ruční přidání).
- U automatické skupiny nad tabulkou Aktuální členové a Ručně vyloučení.
- Hledat (jméno, e-mail, telefon člena) a Filtry: Stav kontaktu, Zdroj, Obchodník, produkt, Způsob přidání (jen automatická skupina), Vytvořeno od / Vytvořeno do.
- Prázdná skupina říká, jak ji naplnit, např. Ve skupině zatím nejsou klienti s radou použít Přidat klienty, nebo u automatické skupiny Pravidlům zatím neodpovídá žádný klient.
- Menu „…“ na konci řádku člena (jen pro ty, kdo skupinu spravují).
Kliknutím na řádek člena otevřete detail klienta.
Záložka Pravidla (automatická skupina): kdo skupinu spravuje, najde tu podmínky skupiny k úpravě (viz výše). Ostatní vidí pravidlo slovy pod Kdo patří do skupiny – každou podmínku s názvy produktů, variant nebo formulářů, na které se váže, a upřesnění nákupů.
Záložka Nastavení: Vlastník, Název skupiny, Účel a popis, Způsob naplňování skupiny, Sdílené, tlačítko Uložit a dole Smazat skupinu. Kdo skupinu nesmí spravovat, vidí místo toho O skupině: vlastníka, Sdílení (Všichni v organizaci s přístupem do CRM, vybraní lidé nebo Jen vlastník), způsob naplňování, počet klientů a datum vytvoření.
Pokud skupina neexistuje nebo k ní nemáte přístup, zobrazí se Skupina nebyla nalezena s tlačítkem Zpět na skupiny.
Jak odebrat klienta ze skupiny
- Otevřete detail skupiny – záložka Klienti.
- Na konci řádku klienta klikněte na „…“ a vyberte Odebrat klienta (manuální skupina) nebo Vyloučit ze skupiny (automatická skupina).
- Potvrďte okno stejným tlačítkem.
- V manuální skupině se klient ze skupiny odstraní (otázka Opravdu chceš odebrat tohoto klienta ze skupiny?). Klient zůstane v CRM. Zobrazí se Klient byl odebrán ze skupiny.
- V automatické skupině se klient vyloučí – otázka zní Vyloučit tohoto klienta z automatické skupiny? Zůstane vyloučený, dokud výjimku neodstraníš. Vyloučený klient se přesune pod Ručně vyloučení a pravidla ho už nezařadí. Zobrazí se Klient byl vyloučen ze skupiny.
Jak vrátit klienta pod automatická pravidla
Výjimka je ručně přidaný nebo ručně vyloučený klient v automatické skupině.
- Otevřete detail automatické skupiny – záložka Klienti.
- Najděte klienta – vyloučené pod Ručně vyloučení, ručně přidané pod Aktuální členové (Způsob přidání: Ruční přidání).
- Na konci řádku klikněte na „…“ a vyberte Vrátit pod automatická pravidla.
Zobrazí se Ruční výjimka byla odstraněna. Odteď o členství klienta rozhodují jen pravidla. Klient s výjimkou má v menu jen tuto možnost, ne Odebrat klienta / Vyloučit ze skupiny.
Jak nastavit sdílení skupiny
- Otevřete detail skupiny a klikněte na záložku Nastavení (nebo „…“ → Nastavení v seznamu).
- Zapněte přepínač sdílení (Sdílet skupinu v detailu, Sdílené v okně ze seznamu).
- V poli, které se zobrazí (v okně Sdílet konkrétním lidem), nechte Všichni lidé, nebo vyberte konkrétní členy týmu.
- Klikněte na Uložit.
| Nastavení | Kdo skupinu vidí |
|---|---|
| Sdílené vypnuté | vlastník a ti, kdo mají u řádku Skupiny právo Zobrazit |
| Sdílené + Všichni lidé | i všichni v organizaci, kteří mají přístup do CRM |
| Sdílené + konkrétní lidé | i vybraní členové týmu |
Spravovat (měnit nastavení, přidávat a odebírat klienty, mazat) může skupinu jen vlastník nebo někdo s plným právem Upravit / Smazat. Ostatní ji jen vidí.
Jak smazat skupinu
- Otevřete CRM → Skupiny.
- V řádku skupiny klikněte na „…“ → Smazat. Nebo otevřete skupinu, klikněte na záložku Nastavení a pod Smazat skupinu na Smazat.
- Potvrďte otázku Opravdu chceš smazat tuto skupinu? Klienti v ní zůstanou, odstraní se jen skupina. tlačítkem Smazat.
Smazání odstraní skupinu, její členství, sdílení a pravidla. Klienti v CRM zůstávají nedotčeni i se svými obchodními případy a úkoly.
WARNING
Pokud je skupina publikem live eventu, jejím smazáním nebo změnou členů se mění i to, kdo má na event přístup.
Kdo to může dělat
Oprávnění nastavuje správce v Organizace → Oprávnění, modul CRM, řádek Skupiny – viz Matice práv.
| Právo | Co umožní |
|---|---|
| Vlastní | pracujete se skupinami, jejichž jste vlastníkem, a vidíte skupiny sdílené s vámi |
| Zobrazit | vidíte všechny skupiny organizace včetně nesdílených a jejich členy; záložka Skupiny v detailu klienta |
| Vytvořit | tlačítko Vytvořit skupinu |
| Upravit | nastavení, pravidla, přidávání a odebírání klientů i v cizích skupinách |
| Smazat | smazání i cizích skupin |
Časté otázky a problémy
V menu „…“ nevidím Nastavení ani Smazat. Skupina není vaše a nemáte plné právo Upravit / Smazat.
Tlačítko Uložit automatizaci je neaktivní. Některá podmínka nemá vybraný produkt, variantu, formulář nebo stav. Doplňte ho, nebo podmínku odstraňte.
Hláška „Pravidlo automatické skupiny je neúplné nebo neplatné“. Podmínka je neúplná. Zkontrolujte všechny podmínky.
Hláška „Produkt, varianta, formulář nebo stav použitý v pravidle není v této organizaci dostupný“. Něco, na co se pravidlo odvolává, bylo smazáno. Odstraňte to z podmínky.
Hláška „Pravidla naplňování lze nastavit pouze automatické skupině“. Skupina je Manuální. Přepněte Způsob naplňování skupiny na Automatická.
Hláška „Nemáte oprávnění spravovat tuto CRM skupinu“. Skupina patří jinému vlastníkovi.
Klient splňuje pravidla, ale ve skupině není. Podívejte se na záložku Ručně vyloučení – pokud tam je, vraťte ho tlačítkem Vrátit pod automatická pravidla. U nákupu zkontrolujte Platnost nákupu a data v Upřesnit nákup.
Při vytváření automatické skupiny chybí pole Klienti (volitelné). Pole je jen u manuální skupiny. Do automatické skupiny přidáte klienta ručně přes Přidat klienty v detailu.