Ke schválení

K čemu to slouží

Záložka Ke schválení je pracovní schránka pro návrhy odpovědí, které připravil e-mailový agent. U každého e-mailu vidíte původní zprávu, vyhodnocení agenta, návrh odpovědi, případně cenovou nabídku. Návrh můžete upravit, nechat přepsat přes AI, schválit a odeslat, zamítnout nebo odpovědět ručně. Agent bez schválení nic neodešle (kromě zapnutého automatického odesílání).

Kde to najdu

1. V levém menu klikněte na Agenti → E-mailoví agenti.
2. Klikněte na řádek agenta.
3. Klikněte na záložku Ke schválení. Číslo u záložky je počet čekajících e-mailů.

Na stejný seznam se dostanete i z karty Čeká na schválení na záložce Přehled (odkaz Zobrazit vše), z tlačítka Zkontrolovat ve Workflow zpracování, z okna e-mailu (Otevřít ke schválení) a z upozornění. Seznam napříč všemi agenty má nad sebou filtr Agenti (Všichni agenti) a v hlavičce štítek … čeká na schválení.

Co vidím na obrazovce

Záložka Ke schválení má dvě části: vlevo seznam čekajících e-mailů, vpravo detail vybraného e-mailu. Na mobilu se nejprve zobrazí seznam a detail se otevře kliknutím; zpět se vrátíte tlačítkem Zpět na seznam.

Každá položka seznamu ukazuje jméno odesílatele, předmět, kategorii, (u více agentů) název agenta a jistotu v %. Jistota pod hranicí nastavenou v Třídění → Jistota vyhodnocení je zvýrazněná. Pod seznamem je stránkování (… z …, Předchozí strana, Další strana).

Detail e-mailu obsahuje shora:

Část	Co ukazuje
upozornění	např. Agent na e-mailu právě pracuje..., důvod předání člověku, E-mail se pokouší ovlivnit AI. Zpracujte ho ručně., E-mail obsahuje známky podvodu (např. změna bankovního účtu).
Vyhodnocení agenta	Jistota, Vysoká priorita, Zákazník, Firma, Telefon, Požadavek; při nízké jistotě Jistota je pod … %. Zkontrolujte, zda je odpověď vhodná.
Původní e-mail	zprávy vlákna, přílohy
Návrh odpovědi	Od: … -> …, upravitelný text a Použité podklady:
pole pro přepsání	Řekněte agentovi, co změnit a tlačítko Přepsat
Cenová nabídka	jen u poptávky ceny: položky (Položka, Množství, Jedn. cena, Celkem), Nenaceněné položky, Předpoklady, volba Přiložit cenovou nabídku jako PDF, Náhled PDF
Zkontrolujte před odesláním:	výhrady automatické kontroly, např. Text obsahuje odkaz na cizí stránku.
spodní lišta	Zamítnout, Uložit koncept, Schválit a odeslat

V hlavičce detailu vpravo je ikona tří teček — menu Další akce s položkami Odpovědět ručně, Zpracovat znovu, Označit jako spam a Uzavřít bez odpovědi. Položky se zobrazí podle stavu a práv: Zpracovat znovu jen u e-mailu, který vám agent předal nebo jehož zpracování selhalo; pokud vám žádná položka nepřísluší, ikona chybí.

Jak schválit a odeslat odpověď

Než začnete — potřebujete právo Schvalování a odeslání → Upravit.

1. Otevřete agenta přes Agenti → E-mailoví agenti a klikněte na záložku Ke schválení.
2. V seznamu vlevo klikněte na e-mail.
3. Přečtěte si Původní e-mail a Návrh odpovědi.
4. Pokud je připojená Cenová nabídka, zkontrolujte položky a nechte nebo zrušte zaškrtnutí Přiložit cenovou nabídku jako PDF.
5. Klikněte na Schválit a odeslat.

Pokud automatická kontrola našla problém, otevře se dialog Odeslat odpověď zákazníkovi? s textem Některé kontroly selhaly. Odeslat odpověď přesto? Rozhodnutí se zaznamená. Odpověď odešlete kliknutím na Schválit a odeslat v tomto dialogu.

Co se stane: zobrazí se Odpověď byla schválena a odeslána. E-mail se odešle z vaší firemní schránky zákazníkovi ve stejném vlákně, zmizí ze seznamu a otevře se další čekající.

Jak ověřit, že to funguje: na záložce E-maily má e-mail stav Odesláno a v okně e-mailu vidíte Odeslaná odpověď. Odpověď najdete i ve složce Odeslané ve vaší schránce.

Jak upravit návrh odpovědi

1. V detailu e-mailu na záložce Ke schválení klikněte do textu Návrh odpovědi a upravte ho.
2. Klikněte na Uložit koncept — upravený text se uloží (Koncept uložen) a e-mail zůstane ke schválení.
3. Nebo rovnou klikněte na Schválit a odeslat — odešle se upravený text.

Uložit koncept je aktivní až po změně textu. Potřebujete právo Požadavky → Upravit.

Jak nechat návrh přepsat přes AI

1. V detailu e-mailu na záložce Ke schválení najděte pod návrhem pole Řekněte agentovi, co změnit.
2. Napište pokyn, např. „přidej slevu 10 % při objednávce do pátku“.
3. Klikněte na Přepsat.

Zobrazí se Agent přepisuje návrh a po chvíli nový návrh. Přepsání nejde, dokud máte v návrhu neuloženou ruční úpravu — nejprve ji uložte nebo zrušte. Potřebujete právo Požadavky → Upravit. Přepsání čerpá kredity.

Jak zamítnout návrh

1. V detailu e-mailu na záložce Ke schválení klikněte vlevo dole na Zamítnout.

Zobrazí se Návrh zamítnut - e-mail zůstává bez odpovědi. Zákazníkovi nic neodejde. E-mail najdete na záložce E-maily v záložce Zamítnuté. Potřebujete právo Schvalování a odeslání → Upravit.

Jak odpovědět ručně

1. V detailu e-mailu na záložce Ke schválení otevřete menu Další akce.
2. Klikněte na Odpovědět ručně. Zobrazí se karta Vlastní odpověď.
3. Vyplňte Předmět a Text odpovědi (předvyplní se z návrhu, pokud existuje).
4. Klikněte na Odeslat. V dialogu Odeslat odpověď zákazníkovi? (E-mail se odešle z vaší schránky na ….) klikněte znovu na Odeslat.

Odpověď se odešle z firemní schránky zákazníkovi ve stejném vlákně a uloží se do Odeslaných. Karta Vlastní odpověď se zobrazí i tehdy, když agent návrh nepřipravil (např. u tématu pro člověka). Tlačítkem Zrušit se vrátíte k návrhu. Potřebujete právo Schvalování a odeslání → Upravit.

Jak označit e-mail jako spam nebo ho uzavřít bez odpovědi

1. V detailu e-mailu na záložce Ke schválení otevřete menu Další akce.
2. Klikněte na Označit jako spam nebo Uzavřít bez odpovědi.
3. V potvrzení klikněte na Potvrdit.

Akce	Co se stane
Označit jako spam	e-mail se přesune mezi spam a agent na něj neodpoví
Uzavřít bez odpovědi	e-mail se uzavře a agent na něj neodpoví

Potřebujete právo Požadavky → Upravit.

Jak zpracovat e-mail znovu

Když zpracování selhalo (Zpracování selhalo. Můžete ho spustit znovu nebo odpovědět ručně.) nebo agent e-mail předal vám:

1. V detailu e-mailu klikněte na Zpracovat znovu v červeném upozornění, nebo v menu Další akce na Zpracovat znovu.

Agent e-mail zpracuje od začátku. Potřebujete právo Požadavky → Upravit.

Jak vyřešit nejisté odeslání

Pokud se při odeslání nepodařilo potvrdit, zda e-mail odešel, detail ukáže Není jisté, zda se e-mail odeslal. Ve složce Odeslané jsme ho nenašli.

1. Podívejte se do složky Odeslané ve své schránce.
2. Pokud tam e-mail je, klikněte na Potvrdit jako odeslané.
3. Pokud tam není, klikněte na Odeslat znovu.

Proč agent e-mail předal vám

U stavu Vyřiďte sami ukazuje detail důvod. Nejčastěji:

Důvod	Význam
Téma pro člověka	e-mail patří do tématu z Vždy nechat na mně
Podezřelý obsah (pokus ovlivnit AI)	e-mail obsahuje pokyny pro AI; zpracujte ho ručně
Podezření na podvod	např. změna bankovního účtu
Chybí zpracované znalosti	agent nemá připojenou zpracovanou znalostní bázi
Nedostatek kreditů	organizaci došly AI kredity
E-mail je příliš dlouhý pro automatické zpracování	odpovězte ručně
Návrh odpovědi je třeba před odesláním zkontrolovat	kontrola našla výhrady
Cenovou nabídku je třeba před odesláním zkontrolovat	kontrola cenové nabídky našla výhrady
Schopnost není zapnutá	kategorie e-mailu je v Třídění vypnutá

Co znamenají výhrady kontroly

Před schválením agent návrh zkontroluje. Výhrady se zobrazí v části Zkontrolujte před odesláním:, např.:

• Text zmiňuje částku, která není v nabídce ani ve znalostech.
• Text obsahuje odkaz na cizí stránku. / cizí e-mailovou adresu / telefonní číslo, které není vaše / číslo účtu, které není vaše
• V textu zůstalo nevyplněné místo, například [jméno].
• Cenu položky … se nepodařilo ověřit ve znalostech.
• Některé požadované položky nemají ve znalostech cenu a v nabídce chybí.
• Částka nabídky je nad rozpočtem zákazníka.

Návrh s výhradami můžete upravit a uložit, nebo ho odeslat přesto — rozhodnutí se zaznamená.

Kdo to může dělat

Úloha	Potřebné právo (Matice práv → Agenti)
vidět záložku Ke schválení	Požadavky → Zobrazit
upravit a uložit koncept, Přepsat, Zpracovat znovu, Označit jako spam, Uzavřít bez odpovědi	Požadavky → Upravit
Schválit a odeslat, Zamítnout, Odpovědět ručně	Schvalování a odeslání → Upravit

Časté otázky a problémy

Seznam je prázdný a ukazuje „Vše vyřízeno“. Nic nečeká na schválení. Když agent připraví další odpověď, objeví se zde.

Nevidím tlačítko Schválit a odeslat. Chybí vám právo Schvalování a odeslání → Upravit. Můžete návrh upravit a uložit; schválit ho musí kolega s tímto právem.

Tlačítka jsou neaktivní a vidím „Agent na e-mailu právě pracuje...“. Počkejte, až agent dokončí zpracování nebo přepisování.

Tlačítko Přepsat je neaktivní. V návrhu máte neuloženou ruční úpravu.

„Napište text odpovědi“ Text odpovědi je prázdný.

Nepřišlo mi upozornění na nový návrh. Upozornění chodí jen vybraným Schvalovatelům a jen zapnutými kanály — viz Nastavení e-mailu, sekce Schvalování.

Související

• E-mailoví agenti
• Nastavení e-mailu
• Jak spustit e-mailového agenta od nuly
• Komunikační kanály — schvalování v Telegramu